Archival and records management legislation and

126 Pages·2015·7.03 MB·English

by  Ketelaar, Eric

PGI-85/WS/9
lavihcrA dna sdrocer
tnemeganam legislation
dna :snoitaluger
a PMAR yduts htiw
guidelines
. .
General Information Programme and TSISINU
United Nations Educational, Paris, 1985
Scientific and Cultural Organization
lanigl hsilgnE 9/SW/58-IGP
,siraP 5891
LAVIHCRA DNA SDROCER TNEMEGANAM
NOITALSIGEL DNA SNOITALUGER :
A PMAR YDUTS HTIW SENILEDIUG
deraperp yb
cirE raaleteK
lareneG noitamrofnI emmargorP dna TSISINU
detinU snoitaN ,lanoitacudE
cifitneicS dna larutluC noitazinagrO
dednemmoceR eugolatac yrtne :
,raaleteK cirE
Archival dna records tnemeganam noitalsigel dna snoitaluger :
a PMAR ydutS htiw senilediug / deraperp yb cirE raaleteK
/-for 7eht G larene noitamrofnI emmargorP dna .TSISINU - siraP :
,ocsenn .589i - 121 ;.p 03 .mc - .)9/SW/58-IGP(
I - Archival dna records tnemeganam noitalsigel dna snoitaluger
a PMAR yduts htiw .senilediug
II - ocsenU lareneG noitamrofnI emmargorP dna TSISINU
III - Records dna Archives tnemeganaM emmargorP )PMAR(
0 ,ocsenU 5891
-- -_- - _ I^-.--(-__x_--_ _-- -.-...-- _-._
ehT noisiviD fo eht lareneG noitamrofnI emmargo'lp fo ,ocsenU ni redro ot
retteb teem eht sdeen fo rebmeM ,setatS ylralucitrap gnipoleved ,seirtnuoc ni
eht dezilaiceps aaera fo records tnemeganam dna ,noitartainimda'aevihcra sah
depoleved a detanidrooc mret-gnol Records dna Archives tnemeganaM emmargorP -
.PMAR
ehT cisab stnemele fo eht PMAR emmargorp tcelfer eht llarevo semeht fo
eht lareneG noitamrofnI emmargorP .flesti PMAR suht sedulcni ,stcejorp ,seiduts
dna rehto seitivitca dednetni tot
.1 etomorP eht noitalumrof fo noitamrofni seicilop dna snalp
,lanoitan( lanoiger dna .)lanoitanretni
,,2 etomorP dna itanimesaid ,sdohtem amron dna sdradnats rof
noitamrofni .gnUdnah
.5 etubirtnoC ot eht tnempoleved fo noitamrofni .serutcurtsarfni
.4 etubirtnoC ot eht tnempoleved fo desilaiceps noitamrofni smetsys
ni eht sdleif fo ,noitacude erutluc dna ,noitacinummoc dna eht
larutan dna laicos .aecneics
.5 etomorP eht gniniart dna noitacude fo stsilaiceps ni dna users
fo .noitamrofni
ehT tneserp ,yduts deraperp rednu tcartnoc htiw eht lanoitanretnI lionuoC
no Archives )ACI( si dednetni ot assist noitamrofni ycilop dna gninnalp -aiceps
;stsil esoht involved ni ,gnisoporp gnitfard dna gniweiver noitalsigel dna
evitartsinimda ;snoitaluger dna yllaicepse archivists dna records ,sreganam
ni ,gnitaerc ,gnipoleved dna gnitaulave nredom archival dna reccrds tnemeganam
smetsys dna services, ylralucitrap n3 eht oilbup .noitartsinimda deaaB nopu
na sisylana fo tnerruc noitalsigel dna snoitaluger ni ylraen 021 ,seirtnuoc
eht yduts sedulcnoc htiw a tes fo senilediug ot assist ni gninnalp or gniweiver
eht lagel dna evitartsinimda stnemurtsni taht era laitnesse rof elbaiv smetsys
dna service80
stnemmoC dna snoitseggus gnidrager eht yduts era ,democlew dna dluohs eb
desserdda ot eht noisiviD fo eht lareneG noitamrofnI ,emmargorP ,OCSENU 7 ecalp
ed ,yonetnoF 00757 .siraP rehtO seiduts deraperp rednu eht PMAR emmargorp yam
osla eb deniatbo ta eht emas .sserdda
..“. ~-- -.-_~
--- --.-
ELBAT FO STNETNOC
.ecaferP
.0 .NOITCUDORTNI 1
.1 NOITCIDSIRUJ DNA .NOITAZINAGRO 6
1.1 noitinifeD fo sdrocer dna sevihcra ni lareneg 6
2.1 noitinifeD fo cilbup sdrocer dna sevihcra 31
3.1 ytilibaneilanI dna ytilibircserpmi fo cilbup sevihcra 61
4.1 snoitaluger/noitalsigeL gnidrager cilbup-non sevihcra 81
5.1 snoitcnuF dna noitazinagro fo cilbup sevihcra secivres 52
6.1 lanoitaN sevihcra metsys 33
7.1 lairetsiniM ytilibisnopser 73
8.1 yrosivdA ydob sevihcrA( )licnuoC 93
.2 SDROCER TNEMEGANAM .SNOITCNUF 54
1.2 sdroceR tnemeganam 54
2.2 thgiR fo noitcepsni 25
3.2 sdroceR sertnec 65 -
4.2 lasiarppA dna noitcurtsed 85
.3 LAVIHCRA SNOITCNUF DNA .SEITIVITCA 46
0.3 noitcudortnI 46
1.3 refsnarT 46
2.3 tisopeD fo laiciffo snoitacilbup 37
3.3 noitavreserP 57
4.3 tnemegnarrA dna noitpircsed 87
5.3 sseccA 28
6.3 yhpargorpeR 09
7.3 lennosreP 59
.4 .TNEMECROFNE 99
1.4 lanW snoisivorp 99
---..
.5 SENILEDIUG ROF NOITALSIGEL DNA .SNOITALUGER 201
201
0.5 noitcudortnI
1.5 noitinifeD fo sdrocer dna sevihcra ni lareneg 301
2.5 noitinifeD fo cilbup sdrocer dna archives 301
3.5 ytilibaneilanI dna imprescribility fo cilbup sevihcra 401
4.5 cilbup-noN archives 401
5.5 snoitcnuF dna noitazinagro fo cilbup archives services 401
6.5 lanoitaN archives metsys 801
7.5 Ministerial ytilibisnopser 801
8.5 Advisory ydoB (Archives )licnuoC 801
9.5 sdroceR tnemeganam 901
01.5 thgiR fo noitcepsni 011
11.5 sdroceR sertnec 011
21.5 lasiarppA dna noitcurtsed 011
31.5 refsnarT 111
41.5 laiciffofotisopeD snoitacilbup 111
51.5 noitavreserP 111
61.5 tnemegnarrA dna noitpircsed 111
71.5 sseccA 111
81.5 yhpargorpeR 211
91.5 lennosreP 211
02.5 tnemecrofnE 211
.6 YHPARGOILBIB 611
-l-
.0 .NOITCUDORTNI
.1 sihT yduts is dednetni ot tsissa noitamrofni ycilop dna gninnalp
;stsilaiceps esoht involved ni ,gnisoporp gnitfard dna gniweiver
noitalsigel dna administrative ;snoitaluger dna yllaicepse -ihcra
vists dna sdrocer ,sreganam in ,gnitaerc ,gnipoleved dna -aulave
gnit nredom archival dna sdrocer tnemeganam smetsys dna services,
ylralucitrap ni eht cilbup .noitartsinimda desaB nopu na sisylana
fo tnerruc noitalsigel dna snoitaluger ni ylraen 021 ,seirtnuoc
eht yduts sedulcnoc htiw a tes fo senilediug ot tsissa ni gninnalp
ro gniweiver eht lagel dna administrative stnemurtsni laitnesse
for elbaiv smetsys dna services.
.2 ocsenU dna eht lanoitanretnI licnuoC no Archives )ACI( evah neeb
denrecnoc for a rebmun fo sraey htiw archival ,noitalsigel dna
s’ocsenU ecnatsissa ot rebmeM setatS ni eht ’tnempoleved fo infra-
serutcurts for archives dna sdrocer tnemeganam sah yllareneg -ni
dedulc ecivda no archives dna sdrocer tnemeganam ’/.noitalsigel
lanoigeR sranimes evah osla neeb derosnops ro dezinagro yb ocsenU
dna ACI ot ssenerawaesaercni fo eht ecnatropmi fo archival -sigel
noital gnoma archivists dna srotartsinimda ni different strap fo
eht .dlrow A launam fo laciport archivology, nettirw rednu eht
sigea fo eht ACI dna dehsilbup ni 8691 htiw eht noitarepo-oc fo
,ocsenU sniatnoc a elbaulav retpahc no selpicnirp of archival
noitalsigel dna noitaluger hcihw llits sevresed L/.noitnetta
.3 nI ,noitidda ACI sah detoved four semulov fo sti weiver Archivum
esoht( rof )1791-7691 ot eht noitacilbup fo archival noitalsigel
fo seirtnuoc ni all strap fo eht ,dlrow a fifth volume deraeppa
ni ,2891 gnitadpu eht former .noitacilbup nI eht tsap edaced
ytnewt seirtnuoc evah detpoda wen cisab archival .noitalsigel
sihT yltneuqole“ sesserpxe eht htdaerb fo eht tnemevom sdrawot
lawener dna fo eht htworg fo archival ssenerawa gnikat ,ecalp a
tnemevom in hcihw eht activities fo ocsenU dna eht lanoitanretnI
licnuoC no Archives ylraelc yalp a gnidael ."trap /'
.4 A rehtruf noitubirtnoc sdrawot gnizinomrah archival noitalsigel
saw s’ocsenU noitacilbup ni 2791 fo a Draft ledom wal no archives,
yb S. enobraC dna .ezQuG.R This krow ,revewoh saw oot ylesolc
._-- ----I_ _____.. -. --_-_.. ---- _-
-2-
desab no ,nitaL yllaicepse ,nailatI lavihcra noitalsigel ot eb
fo tcerid eulav ot seirtnuoc htiw a tnereffid .ecneirepxe 4/
.5 nI 2791 ocsenU dezinagro na trepxE noitatlusnoC no gninnalp
lanoitan sevihcra secivres hcihw desrodne a lasoporp ot eraperp
a yduts gninrecnoc gninnalp fo lavihcra ,serutcurtsarfni fo hcihw
senilediug no noitalsigel dna noitaluger dluohs eb a .tnenopmoc
yltraP no eht sisab fo eseht snoitadnemmocer .B samleD dedulcni
ni sih noitubirtnoc ot .H.J ,samleD.B-reilo’d gninnalP lanoitan
serutcurtsarfni rof ,noitatnemucod seirarbil dna ;sevihcra -tuo
enil fo a lareneq ycilop ,51)5791( airetirc rof lavihcra noitalsigel
dna ,snoitaluger rehtegot htiw na eniltuo ledom wal no .sevihcra
.6 eht,yllaniF 7791 ocsenU noitacilbup qnihsilbatsE a evitalsiqel
krowemarf rof eht noitatnemelpmi fo SITAN 6/ sniatnoc a tsilkcehc
fo stniop hcihw dluohs eb deredisnoc rof noisulcni ni -alsigel
noit rof a lanoitan sevihcra .metsys esehT stniop era -arobale
det yb A.W. sbbaM ni owt ,sretpahc noitalsigeL“ rof cilbup sdrocer.
dna eht lanoitaN ”sevihcrA dna eht noitanidro-oC“ fo lanoitan
evihcra ,”secivres hcihw laed htiw eht daorb airetirc hcihw thgim
eb deilppa ni gnitfard lavihcra .noitalsigel
esehT sretpahc era fo eulav rof yna tsivihcra dna ;rotartsinimda
yeht era desab nopu lanoisseforp sisylana fo gnitsixe -alsigel
noit dna erutam ecneirepxe fo lavihcra ,sdeen yllaicepse ni -ed
gnipolev .seirtnuoc
.7 llA fo eht evoba detacidni seiduts refer ot ,noitalsigel dehsilbup
ni muvihcrA dna nGerehwesle lareneg smret .ylno roF a retteb
gnidnatsrednu dna a erom hguoroht sisehtnys ,revewoh na sisylana
dna nosirapmoc fo tnerruc noitalsigel si .laitnesse ehT yltnecer
dehsilbup emulov 82 fo muvihcrA sah denediw eht dleif rof hcus
na .sisylana ekiL lareves fo eht suoiverp seiduts eht tneserp eno
sreffo a tsilkcehc dna senilediug no stcejbus hcihw dluohs eb
deredisnoc rof noisulcni ni lavihcra .noitalsigel esehT PMAR
,senilediuG ,revewoh etoved erom noitnetta ot cificeps evitalsigel
snoitseuq gninrecnoc sdrocer tnemeganam dna yeht sserpxe -eferp
secner rednu cificeps secnatsmucric rof niatrec .sevitanretla yehT
osla etacidni hcihw snoisivorp era deredisnoc ,laitnesse sa -noc
-3-
detsart htiw esoht taht era ylno elbarised ro ,lanoitpo gnidneped
nopu snoitidnoc dna secnatsmucric ni a ralucitrap ,yrtnuoc htiw
laiceps noitnetta ot gnipeek-drocer snoitidart dna evitartsinimda
.secitcarp
.8 ehT sisylana fo tnerruc noitalsigel dna snoitaluger si desab ylniam
no stxet sa dehsilbup ni .muvihcrA
dedulcxE from eseht ,stxet era,revewoh sliated of lanretni noitazinagro
fo sevihcra secivres dna rieht ,gninoitcnuf snoitaluger no lanoisseforp
gniniart dna sutats of sevihcra ,lennosrep dna deliated selur rof -es
,refsnart,noitcel tnemegnarra dna noitpircsed of .sevihcra
noitamrofnI tuoba eseht stcejbus sah neeb dedivorp ta eht s'rohtua
tseuqer from a noitceles fo seirtnuoc :
anitnegrA .R.L ,zedneM feihC fo ,tnemtraped lanoitaN sevihcrA
adanaC W.I. ,htimS noinimoD tsivihcrA
ecnarF .M ,niehcuD rotcepsnI ,lareneg lanoitaN sevihcrA
yragnuH .J ,ranloM ,rotceriD lanoitaN sevihcrA
ainamoR .I ,laG rotceriD ,lareneg lanoitaN sevihcrA
lageneS .S ,eyabM ,rotceriD lanoitaN sevihcrA
dnalreztiwS .0 ,eyuaG ,rotceriD laredeF .sevihcrA
.9 nI noitidda ot eht noitalsigel dehsilbup ni muvihcrA dna eht
detsilsroitacilbup ni eht ,yhpargoilbiB eht gniwollof stnemucod
evah osla neeb detlusnoc :
sevihcrA lliB 3891 )ailartsuA(.
laredeF-tfarD sevihcrA wal laredeF( cilbupeR fo ;)ynamreG
layoR eerced no sdrocer tnemeganam 0891 ;)sdnalrehteN(
edohR dnalsI )SU( sevihcrA dna sdroceR tnemeganaM
tcA ;)tfard(
ecnanidrO :4691 405 gninrecnoc eht esu fo gnitirw
lairetam rof etats ssenisub ;)nedewS(
laitnediserP sdroceR tcA fo ,8791 detinU ,setatS 44 ,CSU
retpahc ;22
cilbuP droceR waL 2791 )surpyC(
.01 ocsenU detivni niehcuD.M‘ ,)ecnarF( A.W. sbbaM ).K.U( dna
.F uddecsuP )ylatI( ot tnemmoc no eht tfard fo siht .yduts ehT tfard
saw osla detalucric yb eht rohtua gnoma a rebmun fo seugaelloc ot keehc
---..
-4-
rehtehw rieht lanoitan noitalsigel dah neeb deterpretni .yltcerroc
esehT dedulcni :
anitnegrA .A.C aicraG ,ecnusleB rotceriD ,lareneG lanoitaN
sevihcrA
adanaC W.I. ,htimS noinimoD tsivihcrA
aikavolS-ohcezC ,arokyS.V ,rotceriD noitartsinimdA fo sevihcrA
laredeF cilbupeR
fo ynamreG ,smooB.H tnediserP fo eht laredeF sevihcrA
namreG citarcomeD
cilbupeR .R ,dlopieL rotceriD , etatS lavihcrA noitartsinimdA
yragnuH .J ,ranloM daeH fo tnemtrapeD rof sevihcrA fo eht
yrtsiniM fo erutluC dna noitacudE
aisyalaM .Z munaH ,roN rotceriD ,lareneG lanoitaN sevihcrA
dnaloP .M ,ikswohceicjoW rotceriD ,lareneG etatS sevihcrA
lageneS ,eyabM.S ,rotceriD lanoitaN sevihcrA
nedewS .N ,tsivqsoR noitceS ,daeH etatS sevihcrA
detinU setatS ,sdlonyeRcM.M.R tnetsissA lacsiF,laiciduJ(feihC dna
laicoS ,hcnarB liviC sevihcrA ,)noisiviD lanoitaN
sevihcrA dna sdroceR ecivreS
.R.S.S.U .I.F ,higloD rotceriD ,lareneG lartneC lavihcrA
noitartsinimdA ta eht licnuoC fo .sretsiniM
ehT rohtua sah dettifeneb yltaerg from eht stnemmoc dna snoitseggus
edam yb eseht .strepxe
.11 sihT yduts makes eht gniwollof noitcnitsid neewteb noitalsigel dna
.snoitaluger noitalsigeL si eht tcudorp fo eht tsehgih evitalsigel
ytirohtua fo a noitan ni,ro( a laredef ,erutcurts a ,)etats ni a form
etairporppa ot eht .noitutitsnoc snoitalugeR yam eb dedrager sa
gnicarbme lla serusaem denrecnoc htiw eht tnemecrofne of noitalsigel
0tcirts ,usnes ,.e.i esoht stnemtcane dehsilbatse yb eht erutalsigel
tnemailraP( htiw eht noitaroballoc fo eht evitucexe .)ydob
yam,revewoh,snoitalugeR eb detcane yb yna evitartsinimda ytirohtua
7
htiw yrotaluger srewop -/.
nI siht yduts eht mret noitalsigel si netfo desu ni a daorb ,esnes
gnissapmocne htob lamrof swal dna .snoitaluger