Arbeiten mit BdB at work

578 Pages·2007·29.57 MB·German

n
n
a
m
h Rohmann
o
R
Arbeiten mit
k
r
o
w
BdB at work
t
a

B
d
B

t
i
m

n
e
t
Das umfassende Kompendium
i
e
b für Standard- und Premium-Edition
r
A
ISBN 978-3-89817-556-2
www.bundesanzeiger-verlag.de
A.Rohmann
Arbeiten mit BdB at work
Das umfassende Kompendium
für Standard- und Premium-Edition
Kostenlose eBookversion
zurVerfügung gestellt von
LOGO
Datensysteme GmbH
www.betreuung.de
554 Seiten,gebunden
BundesanzeigerVerlag,Köln
ISBN 978-3-89817-556-2
© 2007 BundesanzeigerVerlag
Vorwort
Vorwort
Das Buch wendet sich an alle Nutzerinnen und Nutzer von BdB at work in der Standard- oder
Premium-Edition und beschreibt umfassend die Nutzungsmöglichkeiten der Software.
Das Kompendium gibt Ihnen übersichtliche und praxisnahe Informationen über sämtliche
Fragen rund um die Anwendung und Konfi guration der Betreuungssoftware. Einige wich-
tige Themen im Überblick:
(cid:129) Einrichtung der Software
(cid:129) Grundsätzliche Bedienung
(cid:129) Arbeiten mit BdB at work
(cid:129) Dokumentverwaltung
(cid:129) Vermögensverwaltung
(cid:129) Pauschalvergütung
(cid:129) Büroverwaltung und Terminkalender
(cid:129) at work für Systemadministratoren
Viele Themen werden anhand von Beispielen zusätzlich veranschaulicht.
Der sehr umfangreiche Anhang mit übersichtlichen Tabellen bietet Ihnen eine Referenz
zur Entwicklung eigener Dokumentvorlagen. Erstmals wird in diesem Kompendium die
API-Schnittstelle zur Gestaltung eigener Dialoge für den Schriftverkehr beschrieben und
veröffentlicht. Zusätzlich werden Einfl ussmöglichkeiten des Anwenders auf die internen
Berichtsdateien dargestellt.
Der Autor
Andreas Rohmann, Ingenieur für Systemanalyse und Geschäftsführer der LOGO Datensy-
steme GmbH ist seit 1993 maßgeblich für die Entwicklung der Betreuungssoftware BdB
at work verantwortlich.
V
VI
Inhalt
Inhalt
Systemvoraussetzung
Betriebssysteme ................................................................................................................................................................1
Rechnerausstattung........................................................................................................................................................2
Software ..............................................................................................................................................................................2
Hardware .............................................................................................................................................................................3
Installation
Start der Installation ......................................................................................................................................................5
Ausführen der Installation ...........................................................................................................................................6
Datenverzeichnis ..............................................................................................................................................................8
Reportverzeichnis, Vorlagenverzeichnis, Textverzeichnis, Shared- / Verteilt-Ordner
Installation des Adobe Acrobat Reader.................................................................................................................11
Installation als Update
Setup als Update ausführen ......................................................................................................................................14
Erster Start der Software
Installationsassistent ....................................................................................................................................................17
Benutzeranmeldung .....................................................................................................................................................22
Grundsätzliche Bedienung
Erscheinungsbild ............................................................................................................................................................25
Menüzeile
Symbolleiste
Arbeitsbereich
Desktopmenü
Terminanzeige
RSS-Nachrichten
Benutzeranzeige
Fensterhandling ..............................................................................................................................................................28
Fenster öffnen, Fenster schließen
Wechsel zwischen Fenstern
Fenster verschieben, Fenstergröße ändern
Wiederkehrende Symbole ...........................................................................................................................................30
Datenmanagement
Kommunikation
Drucken, Druckvorschau und Druckervoreinstellung
Druckervoreinstellung
Optionale Berichte wählen
Häufige Funktionen ......................................................................................................................................................34
Automatisierung
Eintragen und Ändern von Daten
Kontextmenüs
Zwischenablage
VII
Arbeiten mit BdB at work
Listendarstellung ............................................................................................................................................................36
Spaltenüberschriften
Sortierung
Spaltenbreiten
Kontextmenü
Bearbeiten
Zwischenablage
Löschen
Exportieren
Listenanzeige
Spalten auswählen
Was mache ich bei einem Fehler? ...........................................................................................................................41
Bevor Sie Beginnen! ......................................................................................................................................................42
Arbeiten mit BdB at work
Aufruf der Klientendaten............................................................................................................................................43
… über die Symbolleiste
… über das Desktopmenü
… über die Funktionstaste F2
… über den Suchdialog
Klientenauswahl .............................................................................................................................................................45
Welche Klienten werden angezeigt? ......................................................................................................................46
Vertretungen, Leistungsart Betreuung & Pauschale
Übersicht über das Klientenfenster ........................................................................................................................48
Persönliche Daten
Kostenträger und Betreuer
Fristenanzeige
Karteikarten
Weitere Fenster und Funktionen
Zu Beginn einer Betreuung
Assistent zur Klienten – Neuanlage .......................................................................................................................51
Persönliche Daten
Betreuer(in)
Amtsgericht
Abschluss der Eingabe
Wo sind die Daten? .......................................................................................................................................................55
Datenpflege ......................................................................................................................................................................57
Die ersten Aufgaben
Vorbereiten des Erstkontaktes ..................................................................................................................................57
Ausdrucken von Checklisten
Gewonnene Daten einpflegen ..................................................................................................................................60
Anlegen einer Akte ........................................................................................................................................................62
Die tägliche Arbeit
Erweitern des Datenbestands ...................................................................................................................................63
VIII
Inhalt
Ändern von Stammdaten ...........................................................................................................................................63
Ändern des Klientennamens .....................................................................................................................................63
Ändern des zuständigen Betreuers .........................................................................................................................64
Neuen Betreuer erfassen ............................................................................................................................................64
Daten des Betreuers ändern ......................................................................................................................................64
Ändern des zuständigen Amtsgerichts .................................................................................................................65
Neues Amtsgericht erfassen ......................................................................................................................................65
Daten des Amtsgerichts ändern ..............................................................................................................................65
Ändern des Geschäftszeichens .................................................................................................................................66
Weitere Klientenstammdaten ...................................................................................................................................66
Hinweise zu ausgewählten Stammdatenfeldern
Aktennotizen
Anlegen einer neuen Aktennotiz .............................................................................................................................69
Kategorien .........................................................................................................................................................................70
Bearbeiten einer Aktennotiz ......................................................................................................................................70
Löschen von Aktennotizen .........................................................................................................................................72
Weiterverwendung der Aktennotizen ...................................................................................................................72
Ausdruck
Aktennotizen ausdrucken
Aktennotizen nach Bericht ausdrucken
Dokumentverwaltung
Zwischenablage
Export
Wiedervorlagen und Fristen
Klientenstammdaten ....................................................................................................................................................77
Wiedervorlagetermine anlegen ................................................................................................................................77
Als Frist in Klientenstammdaten anzeigen
Regelmäßige Wiedervorlagen ...................................................................................................................................79
Intervall, Speichern der Wiedervorlage
Fristenanzeige im Klientenstamm ...........................................................................................................................81
Wiedervorlagetermine bearbeiten ..........................................................................................................................82
Kontextmenü
Als gesehen markieren
Als ungesehen setzen
Vorlage verschieben, Termin verschieben
Wiedervorlagetermin löschen
Regelmäßige Wiedervorlagen löschen
Wiedervorlagen zu bestimmten Themen .............................................................................................................83
Programmstartauswertung........................................................................................................................................85
Manueller Start der Programmstartauswertung
Beziehungen
Kontakte ...........................................................................................................................................................................91
Kategorien … ....................................................................................................................................................................92
… und Gruppen ...............................................................................................................................................................92
IX
Arbeiten mit BdB at work
Grafischer Zusammenhang ......................................................................................................................................93
Darstellung im Klientenstamm .................................................................................................................................93
Anlegen einer Beziehung ............................................................................................................................................94
…zu einem bestehendem Kontakt
…zu einem neuen Kontakt
Individuelle Beziehungsdaten ...................................................................................................................................96
Ansprechpartner auswählen
Art der Beziehung
Aktenzeichen/Versicherungsnummer
Anmerkungen
Gültigkeitszeitraum
Neue Ansprechpartner anlegen
Beziehung bearbeiten ...............................................................................................................................................101
Ansprechpartner wechseln
Beziehung löschen
Kontakt bearbeiten
Kontakt löschen
Ansprechpartner bearbeiten
Ansprechpartner löschen
Gemeinsame Verwendung in einem Netzwerk ...............................................................................................105
Weiterverwendung der Beziehungen
Beziehungen drucken
In Listendrucken anzeigen/Aus Listendrucken entfernen
Grundsätzliches ...........................................................................................................................................................108
Starten der Dokumentverwaltung ........................................................................................................................111
Schriftwechsel
Serienbriefe
Formulare
Ordner & Scanfunktion
Ein Dokument wird erstellt ......................................................................................................................................112
Schriftverkehr an Beziehungen
Manuelle Änderungen
Nachträgliche Änderungen
Schriftverkehr an Amtsgerichte/Klient
Schriftverkehr an mehrere Beziehungen
Dokumentvorlagen nutzen
Die wichtigsten Dokumentvorlagen auf einen Blick .....................................................................................118
Verschiedene Typen von Dokumentvorlagen ...................................................................................................119
Einfache Dokumentvorlagen
Ausfüllhinweise
Interaktive Dokumentvorlagen
Interaktive Dokumentvorlagen mit Ausfüllhinweisen
Ausfüllhinweise ............................................................................................................................................................120
Zusätzliche Formulardaten .....................................................................................................................................121
Lernfunktion der Premium-Edition
X
Inhalt
Die Dokumentablage
Alte Dokumente einsehen/nachdrucken ...........................................................................................................123
Dokumente umbenennen .......................................................................................................................................123
Dokumente löschen ...................................................................................................................................................124
Dokumente importieren ...........................................................................................................................................124
Dokumente verschieben/organisieren ................................................................................................................124
Ordner anlegen ............................................................................................................................................................125
Ordner umbenennen .................................................................................................................................................126
Ordner löschen .............................................................................................................................................................126
Ordner verschieben/organisieren ..........................................................................................................................126
Vorgabe einer Ordnerstruktur ...............................................................................................................................127
Dateiformat ...................................................................................................................................................................129
Funktion der Texterstellung
Dokumentvorlage .......................................................................................................................................................130
Briefkopf .........................................................................................................................................................................131
Platzhalter/Makros .....................................................................................................................................................131
Notwendigkeit von Makros
Verschiedene Makroarten
Schreibweise der Makros
Parameter
Wichtige Makros .........................................................................................................................................................132
Briefkopf einbinden
Datum und Uhrzeit einsetzen
Klientenstammdaten einsetzen
Daten des Adressaten verwenden
Daten des Amtsgerichts verwenden
Betreuerstammdaten verwenden
Die erste eigene Dokumentvorlage wird erstellt ............................................................................................137
Weitere Makros ............................................................................................................................................................142
Erweiterte Klientendaten
Geschlechtsabhängige Formulierungen
Zugriff auf die Kontenverwaltung
Einfügen von Tabellen
Umfang von Tabellen ermitteln
Bedingte Textausgabe
Eine zweite eigene Dokumentvorlage ................................................................................................................150
Dokumentautomation ..............................................................................................................................................153
Briefkopf .........................................................................................................................................................................154
Auch Briefköpfe sind Vorlagen
Verschiedene Briefköpfe
Briefköpfe verwenden ...............................................................................................................................................156
Briefköpfe bearbeiten ................................................................................................................................................156
Weitere Makros
Firmenstammdaten
Adressat/Ansprechpartner/Beziehung
Besondere Gestaltungsmöglichkeiten ................................................................................................................158
Seitenformatierung
XI
Arbeiten mit BdB at work
Kopf- und Fußzeilen verwenden
Tabellen
Textfelder
Wordart
Grafiken einbinden
Häufig gemachte Fehler ...........................................................................................................................................161
Eine Vorlage wird nicht zur Auswahl angeboten
Ein Makro wird nicht in Text verwandelt
Mehrere Makros werden nicht in Text verwandelt
Der Briefkopf wird nicht in das Dokument eingefügt
Der Serienbrief wird nicht korrekt erstellt
Briefe werden sehr langsam erstellt
Fehlermeldung in Microsoft Word
Dokumente scannen
TWAIN-Vorschau .........................................................................................................................................................166
Dokumenttyp ................................................................................................................................................................167
Schriftverkehr (s/w), Schriftverkehr (Graustufen), Farbfoto
Scannerauswahl ..........................................................................................................................................................168
Scanvorgang starten .................................................................................................................................................168
Bildbearbeitung ...........................................................................................................................................................169
Wiederherstellen .........................................................................................................................................................172
Dokument speichern .................................................................................................................................................172
Mehrere Dokumente gemeinsam scannen .......................................................................................................173
Mehrere Dokumente speichern .............................................................................................................................174
Gescannte Dokumente verwenden .....................................................................................................................175
Unterschriften verwenden ......................................................................................................................................176
Speicherort
Ohne Benutzeranmeldung
Mit Benutzeranmeldung
Dateiname
Häufig gemachte Fehler ...........................................................................................................................................178
E-Mails versenden mit BdB at work
Ihre Absenderkennung ..............................................................................................................................................180
Eigenen E-Mail-Server nutzen ..............................................................................................................................182
E-Mail-Funktionen in der Premium-Edition ....................................................................................................183
E-Mail-Button rechts von einem E-Mail-Feld
E-Mail-Aufruf über das Kontextmenü
Das E-Mail Fenster ......................................................................................................................................................184
E-Mail-Empfänger
CC Empfänger
BCC Empfänger
Nur vollständige E-Mails
Ablage geschriebener E-Mails
Mögliche Fehlbedingungen
XII