Análisis, diseño y administración de un sistema de información para el ingreso registro y

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ANÁLISIS DEL PROCESO DE ATENCIÓN DE PACIENTES Y DISEÑO DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS HISTORIAS
CLÍNICAS OCUPACIONALES EN LA EMPRESA AGESO LTDA IPS

ANDRÉS FELIPE GOYENECHE MONTOYA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2010
ANÁLISIS DEL PROCESO DE ATENCIÓN DE PACIENTES Y DISEÑO DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS HISTORIAS
CLÍNICAS OCUPACIONALES EN LA EMPRESA AGESO LTDA IPS

ANDRÉS FELIPE GOYENECHE MONTOYA

Trabajo de Grado

INGENIERO NICOLÁS RINCÓN
DIRECTOR DE TESIS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2010
2
3
CONTENIDO

pág.
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 10
2. TÍTULO ................................................................................................................. 11
3. OBJETIVOS .......................................................................................................... 11
3.1. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 11
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 11
4. MARCO TEÓRICO ............................................................................................... 12
5. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................... 16
5.1. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA .............................................................. 17
6. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................... 18
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................... 18
7.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA ........................................................... 18
7.2. OPORTUNIDADES INICIALES DE MEJORA ENCONTRADAS ........................ 19
7.3. ANÁLISIS DEL MACRO-PROCESO ADMINISTRATIVO DE ATENCIÓN A
PACIENTES ................................................................................................................ 22
7.4. ANÁLISIS DE TIEMPO DE LAS OPERACIONES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO DE ATENCIÓN DE PACIENTES ................................................... 29
7.5. ANÁLISIS DE LA HISTORIA CLÍNICA ACTUAL ................................................ 35
7.6. ANÁLISIS DE MANEJO DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS .................................. 36
7.7. BENCHMARKING DE AGESO LTDA ............................................................ 37
8. PROPUESTA DE MEJORA DEL PROCESO ........................................................ 43
8.1. PRINCIPALES OPORTUNIDADES DE MEJORA A ATACAR ........................... 43
8.2. PROPUESTA DE MEJORA DE LA HISTORIA CLÍNICA ................................... 45
8.3. DIAGRAMA PROPUESTO DEL MACRO-PROCESO ....................................... 48
9. REVISIÓN DE SOFTWARES EXISTENTES EN EL MERCADO .......................... 53
9.1. SOFTWARE 1 ANALIZADO: ODONTOTECNIA ................................................ 54
9.2. SOFTWARE 2 ANALIZADO: SIGSO ................................................................. 56
10. SOPORTE TECNICO PARA LA PROPUESTA DEL DESARROLLO DEL SISITEMA
DE INFORMACIÒN ......................................................................................................... 58
10.2. PANTALLAS .................................................................................................. 59
10.3. DIAGRAMA DE CONTEXTO ......................................................................... 71
4
10.4. DIAGRAMA CERO ......................................................................................... 72
10.6. TABLAS DE ATRIBUTOS .............................................................................. 74
10.7. PERFILES DE USUARIO ............................................................................... 76
11. SIMULADOR DESARROLLADO ........................................................................... 80
12. ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO ............................................................................ 81
12.1. AHORROS CON LA REORGANIZACIÓN DEL PROCESO CON APOYO DE
UN S.I. 82
12.2. COSTO DE LA INVERSIÓN INICIAL ............................................................. 82
13. CONCLUSIONES ................................................................................................. 87
14. RECOMENDACIONES ......................................................................................... 88
GLOSARIO ...................................................................................................................... 89
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 90
ANEXOS ......................................................................................................................... 92

5
LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 1: Justificación de ahorro en tiempo en las operaciones ........................................ 34
Tabla 2. Análisis de manejo de historias clínicas ............................................................. 37
Tabla 3: Con y sin benchmarking ..................................................................................... 37
Tabla 4 Variables de medición Benchmarking ................................................................. 39
Tabla 5 Benchmarking AGESO LTDA ............................................................................. 40
Tabla 6. Matriz de priorización ......................................................................................... 44
Tabla 7. Comparación historia clínica anterior vs mejorada ............................................. 46
Tabla 8: Ventajas software 1 ........................................................................................... 55
Tabla 9:Ventajas software 2 ............................................................................................ 58
Tabla 10 Atributos certificado médico .............................................................................. 74
Tabla 11 Atributos desempeño médico ............................................................................ 74
Tabla 12 Atributos información empresa .......................................................................... 74
Tabla 13 Atributos exámenes a facturar .......................................................................... 75
Tabla 14 Atributos historia clínica .................................................................................... 75
Tabla 15 Atributos información médico ............................................................................ 75
Tabla 16 Atributos información paciente .......................................................................... 76
Tabla 17 Perfil usuario gerencia ...................................................................................... 77
Tabla 18 Perfil usuario médico ......................................................................................... 78
Tabla 19 Perfil usuario enfermera salud ocupacional ....................................................... 78
Tabla 20 Perfil usuario auxiliar contable .......................................................................... 79
Tabla 21 Perfil usuario auxiliar de servicios médicos ....................................................... 79
Tabla 22 Resumen de ahorro aproximado en trabajo de auxiliares y Enfermera de S.O. 82
Tabla 23 Resumen ahorro mensual ................................................................................. 82
Tabla 24 Inversión de hardware ....................................................................................... 83
Tabla 25 Costo capacitación ............................................................................................ 84
Tabla 26 Costo inversión total y beneficio ........................................................................ 84

6
LISTA DE IMÁGENES

pág.

Imagen 1. Logo AGESO Ltda IPS .................................................................................... 16
Imagen 2. Sede AGESO Ltda .......................................................................................... 16
Imagen 3. Premio Bizz Awards ........................................................................................ 17
Imagen 4. Descripción general software Odontotécnia .................................................... 54
Imagen 5. Descripción general software SIGSO .............................................................. 56
Imagen 6. Pantalla ingreso software propuesto ............................................................... 59
Imagen 7. Menú principal software propuesto .................................................................. 60
Imagen 8. Ingreso auxiliar software propuesto ................................................................. 61
Imagen 9. Menú auxiliar software propuesto .................................................................... 61
Imagen 10. Registrar nuevo paciente software propuesto ............................................... 62
Imagen 11. Asignar nueva historia a paciente existente software propuesto ................... 62
Imagen 12. Asignar programación de atención a médicos software propuesto ................ 63
Imagen 13. Ingreso perfil médico ..................................................................................... 63
Imagen 14. Inicio historia clínica software propuesto ....................................................... 64
Imagen 15. Visualizar certificado médico software propuesto .......................................... 65
Imagen 16. Visualizar historias clínicas creadas software propuesto ............................... 65
Imagen 17. Ingreso generador de reportes software propuesto ....................................... 66
Imagen 18. Menú principal generador de reportes software propuesto ............................ 67
Imagen 19. Condiciones filtro informe de condiciones de salud software propuesto ........ 68
Imagen 20. Ingresar conclusiones y recomendaciones informe condiciones de salud
software propuesto .......................................................................................................... 68
Imagen 21. Consultar informes condiciones de salud software propuesto ....................... 69
Imagen 22. Filtro informe de desempeño médico software propuesto ............................. 69
Imagen 23. Menú auxiliar contable software propuesto ................................................... 70

7
LISTA DE DIAGRAMAS

Diagrama 1. Análisis del Macro-proceso administrativo de atención de pacientes, parte 1.
........................................................................................................................................ 22
Diagrama 2. Análisis del Macro-proceso administrativo de atención de pacientes, parte 2.
........................................................................................................................................ 23
Diagrama 3. Macro-proceso propuesto del proceso administrativo de atención de
pacientes en la IPS AGESO Ltda. Parte 1 ...................................................................... 48
Diagrama 4. Macro-proceso propuesto del proceso administrativo de atención de
pacientes en la IPS AGESO Ltda. Parte 2 ...................................................................... 49
Diagrama 5: Diagrama de contexto software propuesto................................................... 71
Diagrama 6. Diagrama 0 software propuesto ................................................................... 72
Diagrama 7. Entidad-Relación ......................................................................................... 73

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RESUMEN

El proyecto “ANÁLISIS DEL PROCESO DE ATENCIÓN DE PACIENTES Y DISEÑO DE
UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS HISTORIAS
CLÍNICAS OCUPACIONALES EN LA EMPRESA AGESO LTDA IPS”, se desarrolla en
una compañía con 10 años de experiencia en el mercado, que ha experimentado un
crecimiento acelerado y se ha convertido en pionera en la ciudad de Cúcuta, donde presta
sus servicios. Teniendo en cuenta los nuevos requisitos legales exigidos por el gobierno
Colombiano para el manejo y la custodia de las historias clínicas ocupacionales, se crea
la necesidad de diseñar un sistema de información que se adapte a las necesidades de la
empresa.

El objetivo de este trabajo, consiste en reorganizar los procesos de atención de pacientes,
con el soporte de un sistema de información, que facilite el manejo de la información
confidencial contenida en las historias clínicas y permita tener un control total sobre éstas.
Adicionalmente, los registros de las visitas de los pacientes, la creación de los
diagnósticos de condiciones de salud de las empresas y otros informes, son una
ganancia considerable, ya que se obtienen de manera ágil, lo que brinda la oportunidad
de entregar los reportes oportunamente al cliente y permite tener información organizada
para mejorar la gestión y tomar decisiones administrativas con mayor rapidez.

ABSTRACT

The project "ANALYSIS OF THE PATIENTS ATENTION PROCESS AND DESIGN OF AN
INFORMATION SYSTEM FOR MANAGEMENT OF OCCUPATIONAL CLINICAL
HISTORY IN THE COMPANY AGESO LTDA IPS", takes place in a company with 10
years experience in the market, which has experienced sharp growth and has become a
pioneer in Cucuta, where it serves. Taking into account the new legal requirements by the
Colombian government for the handling and custody of occupational clinical history,
establishing the need to design an information system that meets the needs of the
company.

The aim of this dissertation is to reorganize the processes of patient care, supported by an
information system that facilitates the handling of confidential information contained in
medical records and allows to have total control over them. Additionally, records of patient
visits, the establishment of the diagnosis of health conditions of enterprises and other
reports, are a considerable gain, since they are obtained faster, providing the opportunity
to present the customer reports promptly and allows organizations to improve the
management and administrative decisions faster.
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1. INTRODUCCIÓN

AGESO LTDA IPS es una empresa familiar con más de 10 años en el mercado siendo
pionera en el departamento de Norte de Santander en Salud Ocupacional. Con el paso
del tiempo la empresa ha ido creciendo tanto en su portafolio de sus servicios, como en
su estructura física, contando actualmente con una sede en la que puede ofrecer todos
sus servicios.

La empresa ha pasado de ser un consultorio con un médico especialista y una auxiliar de
enfermería-secretaria, a contar en la actualidad con 21 personas, ofreciendo su amplio
portafolio de servicios a importantes empresas departamentales y nacionales, siendo
calificada con excelente servicio, llevándola a obtener el premio Bizz Awards en el 2008.

En los últimos 5 años la empresa ha tenido un crecimiento acelerado, por lo que procesos
como la atención de pacientes se siguen manejando como un consultorio médico, razón
por la que los enormes volúmenes de información se han vuelto un tema difícil de
manejar, llegando a afectar la calidad en la atención.

La deficiencia en el manejo de la información, es producto de no tener un manejo
adecuado de las historias clínicas, documentos científicos y de carácter confidencial que
deben estar siempre disponibles en cada caso de ser solicitados por la autoridad
competente, no tenerlos sería motivo de sanción y el desconocimiento de la ley no sería
válido.

Hoy en día la tecnología aporta grandes soluciones a la vida cotidiana, es por esto que
apoyado en un sistema de información se pueden mejorar algunos problemas
administrativos, legales o de satisfacción en la atención apoyado en una herramienta
tecnológica, siendo este el objeto principal del proyecto.

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