Access XP alapokon : ECDL adatbázis-kezelés modul

144 Pages·2005·2.625 MB·Hungarian

by  Nógrádi László

NNNóóógggrrrááádddiii LLLááássszzzlllóóó

AAAcccccceeessssss
XXXPPP aaalllaaapppoookkkooonnn

(((EEECCCDDDLLL aaadddaaatttbbbááázzziiisss---kkkeeezzzeeelllééésss mmmoooddduuulll)))

222000000555...
ISBN 963 86949 0 4

Felelős kiadó: Nógrádi PC Suli Kft.

Írta és szerkesztette: Nógrádi László

A könyvborító tervét készítette, és a könyvet nyomtatta: Text-Print Kft, Győr

A könyv készítése során a szerző a lehető legnagyobb gondossággal jártak el. Ennek ellenére
hibák előfordulása nem zárható ki, melyekért a szerző felelősséget nem vállal.

©Nógrádi László

Minden jog fenntartva!

Jelen könyv egyetlen része sem másolható,
vagy sokszorosítható semmilyen formában
a szerző előzetes írásbeli engedélye nélkül!
Access XP alapokon
N
apjainkban egyre több ember mindennapi munkaeszköze a számítógép. Bár a legtöbben nap mint
nap írnak ugyan leveleket, készítenek táblázatokat, de az adatbázis-kezelést egyáltalán nem isme-
rik. Ez a könyv nekik szól, vagyis azoknak, akik már megtanulták egy szövegszerkesztő használa-
tát, dolgoztak már táblázatkezelő programban is, de adatbázis-kezelővel még nem találkoztak. Ennek meg-
felelően azok az eljárások kerülnek csak ismertetésre, melyek számukra újdonságok, esetleg másként kell
őket használni. Ebből adódóan nem lesz szó a fájl műveletekről, a formázásokról, a vágólap használatáról,
stb. Ugyanakkor az adatbázis-kezelők rendszeresen használt elemei mellett viszonylag sok érdekességet,
kiegészítő információt is tartalmaz a könyv, melyek tipográfiailag jól elkülönítve (kisebb, dőlt betűs szedés-
sel) jelennek meg. Szó esik az adatbázisok tervezéséről is, mely az önállóan megoldandó adatbázis-kezelési
feladatokhoz nélkülözhetetlen ismeret.
A könyv témakörei gyakorlati tapasztalatok alapján logikailag egymásra épülő sorrendben követik egy-
mást. Mivel a részletes magyarázatok mellett gyakorló feladatok, és azok megoldásai is megtalálhatóak
benne, a könyv nagyszerűen használható önképzésre, de ajánlható iskolai tankönyvnek és tanfolyami jegy-
zetnek is. A tanulást rengeteg táblázat, képernyőkép és ábra segíti, melyek minden esetben egy oldalon
szerepelnek a róluk szóló leírással.
Itt szeretném felhívni minden informatikát tanuló (és tanító kolléga) figyelmét további könyveimre.
Az XP alapokon sorozat
Jelen könyv részét képezi egy tankönyvsorozatnak, mely az érettségi, az ECDL, valamint az OKJ alap
és középfokú tanfolyamok vizsgakövetelményei alapján lett összeállítva. A sorozat kötetei:
Windows XP alapokon (ECDL operációsrendszer modul);
(cid:190)
Word XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul);
(cid:190)
Excel XP alapokon (ECDL táblázatkezelés modul);
(cid:190)
Internet Explorer és Outlook Express (ECDL információ és kommunikáció modul);
(cid:190)
PowerPoint XP alapokon (ECDL prezentáció és grafika modul);
(cid:190)
Access XP alapokon (ECDL adatbázis-kezelés modul).
(cid:190)
PC Suli XP alapokon sorozat
Azok számára, akik a fenti sorozat teljes tananyaga mellett további fontos informatikai ismereteket is el
kívánnak sajátítani, ajánlom a következő könyveimet:
PC Suli XP alapokon I. (eszközök, szám- és kódrendszerek, szerzői jog, Windows XP alapok, Win-
(cid:190)
dows kellékek, Word XP, Excel XP, Internet);
PC Suli XP alapokon II. (Windows XP haladó, PowerPoint XP, Access XP, Programozási alapismere-
(cid:190)
tek, HTML szerkesztés).
A PC Suli I-II. is hasonló felépítésű és tematikájú, mint az Access XP alapokon, így mindkét kötetet
sok kép és feladat jellemzi. Iskoláknak összeállításra került egy olyan költségtakarékos kiadás is, mely nem
tartalmazza a feladatokat, így egy kötetbe, olcsóbban lehetett a tananyagot összevonni.
Könyvek megrendelése, segédanyagok letöltése
A fenti könyvek megrendelhetők a www.pcsuli.hu internet címen. Ugyancsak innét letölthető a köny-
vek összes feladata, valamint számtalan további, a tanulást és a tanítást támogató anyag, többek között:
közel 2.000 diából álló tanári prezentáció a 97-es verziókról;
(cid:190)
a DOS részletes tankönyve;
(cid:190)
rengeteg alap és középfokú OKJ-s vizsga írásbeli feladatsora;
(cid:190)
ajánlott érettségi tételsorok;
(cid:190)
próba és éles érettségik feladatsorai, stb.
(cid:190)
Befejezésül jó tanulást kívánok:

Nógrádi László
Nógrádi PC Suli Kft.
9021 Győr, Munkácsy u. 1-5.
3
ECDL Adatbázis-kezelés modul

A
z Access az Office programcsomag MDB (Microsoft Database) adatbázisok kezelésére készített
eleme. A Microsoft célja a program kifejlesztésével az volt, hogy az Office irodai programcsomag
használóinak egy olyan, szervesen a rendszerbe illeszkedő fejlesztőeszközt nyújtsanak, amellyel
nagymértékben automatizálva hozhatnak létre munkájukhoz kapcsolódó adatnyilvántartásokat. Az Access
mindent tud, ami egy ügyviteli feladatok ellátásához szükséges adatbázis-kezelő program könnyű elkészíté-
séhez, valamint a kapcsolódó, haladó szintű feladatok megoldásához szükséges.
Ebben a könyvben az adatbázis-kezelő működését és kezelését egy nagyobb feladat, egy raktározási
rendszer elkészítésének segítségével fogjuk megismerni. Ez a módszer egy kicsit eltér az XP alapokon so-
rozat többi kötetében alkalmazottól, de több okból is ez látszott célszerűnek.
1. Az adatbázis-kezelés témaköre egy átlag irodai felhasználó látókörétől messze esik, ezért aztán minden
csak példákon keresztül magyarázható.
2. Mivel bizonyos komplikációk feloldása gyakran hatással van egymásra, célszerű egy életszerű felada-
ton keresztül bemutatni a jellemző problémák megoldását.
3. A választott feladatot a gyakorlatban is elkészítve egy olyan alkalmazáshoz juthatunk, melyet szinte
mindenki fel tud használni. A fejezet feladatait megoldva végtermékként ugyanis egy raktári nyilván-
tartó programot kapunk, amely a következőket fogja tudni:
nyilvántartja a szállítók legfontosabb adatait;
(cid:190)
letárolja a raktárban tárolt anyagok és termékek alapadatait és a pillanatnyi raktárkészletet;
(cid:190)
nyomon követhető a készlet változása, mert letárolásra kerülnek a készletet növelő be-, illetve a készle-
(cid:190)
tet csökkentő kivételezések (csak leveszi a készletről a kivételezési jegyen megadott árukat, de nem tud
számlázni).
Kapcsolódhat a fejezetben elkészítendő raktárrendszerhez egy számlázó program?
Természetesen igen. A probléma csak az, hogy egy számítógépes számlázó programra szigorú előírások érvényesek azért,
hogy ne lehessen fiktív, vagy szabálytalan számlák alapján az államot megkárosítva könyvelni, jogosulatlanul ÁFA-t visszaigényel-
ni, vagy más visszaélést elkövetni. Ha valaki a már kész raktár rendszerhez kapcsolódó számlázó programot szeretne készíteni,
akkor annak minden vonatkozásban meg kell majd felelnie az erre vonatkozó jogszabályi előírásoknak, melyek közül a legfonto-
sabbak:
(cid:190) egyedi, folyamatos, nem ismételhető számlaazonosítónak kell szerepelnie minden számlán;
(cid:190) a számla több példányban kell, hogy készüljön, de minden példányon szerepelnie kell annak sorszámának (első,
második, harmadik példány);
(cid:190) stb.
1. Az Access eszközigénye, telepítése
Az Access XP az Office programcsomag szerves része, így eszközigénye és telepítése is megegyezik a
Word és az Excel programokéval:
a program XP verziójának hatékony futtatásához minimum Pentium III gép és 128 MB RAM ajánlott;
(cid:190)
az automatikus telepítő program az Office telepítő CD-jének behelyezése után magától elindul.
(cid:190)
Az én Office programom nem tartalmazza az Accesst! Miért?
Az Access csak az Office Professional verziójában található meg. Az alacsonyabb ára miatt sokkal elterjedtebb Small Business
verzióban hiába keressük, annak ugyanis nem része. Az „alacsony ár” egyébként csak relatíve igaz.
2. Az Access elindítása, képernyőjének felépítése
A programot a „Start” menü „Minden program” elemének „Office Programok” pontjából a „Microsoft
Access” opcióval, vagy az Office eszközsor megfelelő ikonjával tudjuk elindítani.
A megjelenő programablak a már jól megszokott felépítésű:
felül a menü és eszközsorok;
(cid:190)
középen az adatbázis-ablak;
(cid:190)
alul az állapotsor.
(cid:190)
4
Access XP alapokon
Menü és eszközsorok
A menüből kiválasztható elemek, és
maguk az eszközsorok is folyamatosan
változnak, attól függően, hogy éppen mit
teszünk. Ez nem jelent újdonságot, hi-
szen a korábban megismert programok is
így viselkednek (gondoljunk csak az Ex-
cel program diagram rajzolására).
Adatbázis-ablak
A képernyő középső, és egyben leg-
nagyobb részét az adatbázis-ablak fog-
lalja el (az ábrán teljes méretre nagyítva
látható), melynek bal oldalán az egyes
elemnevekre kattintva válthatunk asze-
rint, hogy az adatbázis rövidesen bemu-
tatásra kerülő elemei közül éppen me-
lyikkel akarunk dolgozni. Az eszközso-
ron lévő („Megnyitás”), („Terve- 1. Ábra: Az Access programablaka
zés”) és („Új”) gombok segítségével
alakíthatjuk majd kedvünkre adatbázisunk éppen kiválasztott alkotóelemét. Az egyes elemekről mutatott
információ függ az adatbázis-ablak nézetétől. A kérhető nézetek remélhetően ismerősek:
Nagy ikonok
(cid:190)
Kis ikonok
(cid:190)
Lista
(cid:190)
Részletek
(cid:190)
Az adatbázis-ablakhoz bármikor visszatérhetünk, csak az eszközsor adatbázis-ablak ikonjára kell
kattintanunk (ez az ikon csak akkor jelenik meg, ha nem látható az adatbázis-ablak).
Állapotsor
A képernyő alján található állapotsor ugyanúgy, mint a már megismert programoknál, most is hasznos
kiegészítő információkat nyújt a pillanatnyi szerkesztési helyzetről.
Az viszont általánosságként ebben a programban is leszögezhető, hogy egy adott feladatot több módon
is elvégezhetünk, azaz egyező eredményhez juthatunk egy billentyűkombináció leütésével, menü kiválasz-
tásával, illetve egy ikonra kattintással, de a menüt használva több lehetőség áll rendelkezésünkre. Abban az
esetben, ha egy konkrét célunk van ugyan, de nem tudjuk, hogy azt miként valósíthatjuk meg, kattintsunk a
manipulálni kívánt elemre az egér jobb gombjával. A megjelenő helyi menü tájékoztatást nyújt az adott
helyen elérhető összes lehetőségről. Ha az általunk elérni kívánt esemény nem szerepel benne, akkor azt
valószínűleg nem is lehet az adott szituációban végrehajtani. További segítséget kapunk az Access szituáció
érzékeny súgójától, amit az F1 billentyűvel indíthatunk el.
Nem így néz ki a képernyőm (nincs eszközsor és állapotsor, illetve adatbázis-ablak)
A „Nézet” menü megfelelő opcióit indítva ki-be kapcsolhatjuk az egyes képernyőelemeket. Adatbázis-ablak pedig csak akkor
van, ha megnyitottunk, vagy létrehoztunk egy adatbázist.
3. Mit ért az Access adatbázison?
Míg az Excel adatbázis alatt csak magukat az adatokat érti, az Access értelmezésében az adatbázis már
jelentősen több ennél: az adatbázis egy olyan komplex fájl, melynek az adatok mellett részei többek között
adatbevitelt megkönnyítő űrlapok, a keresett adatok leválogatását végző lekérdezések, és a különféle for-
mázott nyomtatási lehetőségeket nyújtó jelentések is. Egy Access adatbázis valójában tehát egy olyan ösz-
szetett állományt jelent, ami az adott adminisztrációs, pénzügyi, termelésirányítási, vagy egyéb feladathoz
kapcsolódik, és számtalan különböző szerepű összetevőből állhat. Újszerűsége és fontossága miatt tekintsük
át részletesebben az egyes elemeket és szerepüket.
5
ECDL Adatbázis-kezelés modul

Különféle adatmodellek
Az Access a 70-es években megjelent relációs adatmodellre épül, melynek lényege az, hogy az adatokat több, egymáshoz kap-
csolódó táblázatban tárolják. A relációs adatmodell mellett azonban két másik, ma már kevésbe elterjedt adatmodell is létezik,
melyek tárgyalásával terjedelmi okokból egyáltalán nem foglalkozunk:
(cid:190) hálós a 60-as évek elején jelent meg;
(cid:190) hierarchikus a 60-as évek végén fejlesztették ki.
3.1 Adattábla, adatmező, adatrekord
Adattábla
Az adattáblákban összetartozó informá-
ciócsoportok adatait tároljuk, pl. raktári
készletek, szállítók és vevők adatai, stb. Ezt
egy táblázatként képzelhetjük el, és a való-
ságban is, mint egy táblázatot jeleníti meg az
Access.
Egyedtípus
A szakirodalomban gyakran lehet találkozni az
„egyedtípus” kifejezéssel, ami a relációs modellben az
egy táblába kerülő információcsoportoknak felel meg.
Rekord
Az adattáblák az adatokat úgynevezett
2. Ábra: Egy tábla adatlap nézetben
rekordokban tárolják. A rekord az adattábla
6 mezővel és 5 rekorddal
egy-egy sorának felel meg, és az információ-
csoport egy elemének összes adatát tartalmazza, például egy alkalmazott összes paraméterét (Kovács Péter,
Elnök, 125, (96) 513-320, …).
Mező
Az azonos jellegű, tehát az egy oszlopba kerülő adatok gyűjtőneve a mező, mint például az összes kü-
lönféle beosztás neve (elnök, pénztáros, alelnök, …).
Az adattábla azonban a tényleges adatokon kívül még sok fontos további olyan információt is tartal-
maz, mely az egész adatbázis viselkedését, megjelenését döntően befolyásolja. Ilyenek például az adatok
különféle szempontok szerinti sorrendjét tároló úgynevezett indexek (5.2.2.2.9.), vagy az elfogadható ada-
tokat megadó „érvényességi szabály” (5.2.2.2.5.), illetve maguknak az egyes adatoknak az adattáblában
való megjelenési képét befolyásoló „formátum” (5.2.2.2.1.), és „beviteli maszk” (5.2.2.2.2.).
3.2 Lekérdezés
Az adattáblákban tárolt adatok megjelenítésére többnyire nem közvetlenül adattáblákat fogunk majd al-
kalmazni, hanem lekérdezéseket. Ennek az oka az, hogy gyakran nem minden adatra vagyunk kíváncsiak,
hanem csak bizonyos feltételnek megfelelő rekordokra, sőt, azoknak is csak adott mezőire. Ezt a legegysze-
rűbben lekérdezésekkel valósíthatjuk majd meg. Sajnos azonban a lekérdezés is táblázatos formában jeleníti
meg az adatokat, ami nem minden esetben megfelelő. Ilyenkor, illetve egészen profi megoldásoknál, nem
közvetlenül alkalmazzuk adatmegjelenítésre a lekérdezést. Űrlapokat, illetve jelentéseket hívunk majd se-
gítségül, de általában ezek mögött is ott van egy-egy jól összeállított lekérdezés.
A lekérdezések tehát annyiban jelentenek többet egy adattáblánál, hogy:
ha szükséges, nem mutatnak meg minden adatmezőt, de ennek az ellenkezője is megoldható, azaz olyan
(cid:190)
adatot is kijelezhetnek a lekérdezések, melyek több adatmező tartalmából kerülnek kiszámolásra;
az egyes rekordokhoz tartozó, és a lekérdezésben megjelenített adatokból igényünknek megfelelő sta-
(cid:190)
tisztikai számításokat is végeztethetünk, mint például összegzés, átlag számítása, stb.;
és végül akár külön adattáblában tárolt mezők is megjeleníthetőek egyszerre (ez ugyan űrlapokkal és
(cid:190)
jelentésekkel közvetlenül is megoldható, de egyszerűbb lesz a dolgunk, ha előbb készítünk egy több
táblán alapuló lekérdezést);
6
Access XP alapokon
A lekérdezések azonban az adatok leválogatott megjelenítésén kívül alkalmazhatók bizonyos feltéte-
leknek megfelelő rekordok törlésére, módosítására is. Bár még ezzel sincs vége a lehetőségeknek, a továb-
biakat már csak a lekérdezések részletes ismertetésekor tárgyaljuk, mert azokat nehéz lenne ilyen röviden
bemutatni.
3.3 Jelentés
Mivel a jelentések végcélja az adatok papír adathordozón történő bemutatása, ennek érdekében az in-
formációk nyomtatásra szánt formában kerülnek elrendezésre rajta. Ugyanakkor, mivel a jelentések kifeje-
zetten csak kimeneti eszköznek tekinthetőek, az adatok módosítására nem alkalmazhatóak.
A jelentések segítségével is készíthetünk olyan összesítéseket, mint a lekérdezésekkel, azoknál azonban
sok szempontból mégis jelentősen többet nyújtanak. Segítségükkel többek között lehetőség nyílik:
az adatok tételes és göngyölített értékeinek egy időben történő listázására (lekérdezéseknél vagy csak
(cid:190)
az egyik, vagy csak a másik értékek szerepelhetnek);
az adatok grafikus megjelenítésére.
(cid:190)
3.4 Űrlap
Az űrlapok az adatokat látványos, jól áttekinthető grafikus formában jelenítik meg, s egyúttal biztosít-
ják azok módosítását is. Űrlapokat az Access programban általában két okból hozhatunk létre:
leggyakrabban adatfelviteli szándékkal;
(cid:190)
illetve ritkábban az elsősorban képernyőre szánt összetett lekérdezések megjelenítése céljából.
(cid:190)
Ennek megfelelően az űrlapokat elsősorban képernyő orientált bemeneti eszköznek kell tekinteni, bár
kinyomtatásuk is lehetséges.
Igazság szerint nekem az jelentette eleinte a legnagyobb problémát, hogy ugyanarra a célra több Access
eszköz is szolgál. Például:
adatbevitel lehetséges közvetlenül az adattáblába;
(cid:190)
egy lekérdezésen keresztül;
illetve egy űrlappal.
információ kigyűjtés megoldható lekérdezéssel;
(cid:190)
jelentéssel;
illetve űrlappal is.
Sokáig nem értettem mi a különbség a jelentés, a lekérdezés és az űrlap között. Pontosan ezért a későb-
biekben egy-egy táblázatban is összehasonlítom a jelentést és a lekérdezést egymással (7.), illetve az űrla-
pot az összes többi elemmel (8.).
3.5 Makró
Ha valamely feladat megoldását nem találjuk meg a menükben, vagy az egyéb lehetőségek között, bát-
ran fordulhatunk a makrókhoz. A makrókat az Access programban majd nem „rögzítjük” mint az Excelben,
hanem előre megírt makrókat alkalmazunk úgy, hogy a megfelelő paramétereiket megadjuk.
Amennyiben az Access programban egy komolyabb alkalmazást kívánunk készíteni, ne is reményked-
jünk abban, hogy elkerülhetjük őket, mert szinte biztosan szükségünk lesz néhány makró alkalmazására is.
Terjedelmi okokból a könyvben nem tárgyaljuk a makrókat, de a www.pcsuli.hu címen részletes dokumen-
táció található róla.
4. Új adatbázis létrehozása
Új adatbázis létrehozására két lehetőségünk van:
1. Az alapoktól kezdve, a saját elképzeléseinknek megfelelően mi magunk alakíthatunk ki mindent. Ehhez
a „Munkaablak” „Üres adatbázis” elemét kell választanunk.
A kapott „Új adatbázis” ablak valójában nem más, mint egy mentő párbeszédablak, melyben meg kell
adnunk, hogy hová és milyen néven kerüljön elmentésre az adatbázis, vagyis az az állomány, mely tar-
talmazza majd a korábban már röviden megbeszélt táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket és
makrókat.
7
ECDL Adatbázis-kezelés modul

Érdemes az adatbázisokat az
„Adatforrások” mappába men-
teni, mert ez a tervezett helyük,
és sok program később majd itt is
keresi az őket.
Az adatbázisok alapértelmezett
neve „dbN”, ahol „N” egy futó
sorszám. Természetesen helyette
célszerűbb most is a beszélő ne-
vek alkalmazása. Az adatbázisok
az Accessnél „MDB” típusúak,
ikonjuk alakja pedig .
Ezzel azonban még csak egy
olyan fájlt hoztunk létre, mely tö-
kéletesen üres, nincs benne sem-
milyen információ. Az egészet 3. Ábra: Üres adatbázis elmentése
úgy kell elképzelni, mintha az
Excelben történő munkát úgy kellene kezdeni, hogy elmentünk egy olyan munkafüzetet, melyben
egyetlen munkalap sincs. Amikor azután adatokat akarunk bevinni, hozzáadunk egy üres munkalapot,
ha diagramot akarunk rajzolni, akkor pedig egy diagram lapot, stb. Mindez elsőre eléggé furcsa, de
majd megszokjuk.
2. Egy varázsló segítségével sablo-
nok alapján dolgozunk. Ezt úgy
tehetjük meg, hogy a „Munkaab-
lak” „Általános sablonok…”
pontjára kattintunk. Ekkor az
„Adatbázis varázsló” segítségé-
vel egy, a Microsoft által terve-
zett minta alapján fogunk majd
egy új adatbázist létrehozni.
Miután kiválasztottuk a sablont,
ez esetben is el kell menteni az
adatbázist. A varázsló a további-
akban segít összeválogatni az
adott feladathoz egyáltalán szóba
kerülhető adatok közül a nekünk
szükségeseket. Így az adatbázis- 4. Ábra: Sablon választása
ba belekerülnek az általunk meg-
adott adatokon alapuló üres adattáblák, illetve az előre elkészített lekérdezések, űrlapok és jelentések.
1. Feladat:
Hozzunk létre egy új adatbázist „Raktári rendszer” néven! A feladat megoldásához most nem fogunk
varázslót alkalmazni, mivel így nehezebb a feladat. Ez első hallásra eléggé ésszerűtlennek tűnik, de
nem véletlen. Ha ugyanis varázsló nélkül is el tudunk készíteni egy teljes adatbázist (több adattáblával,
kapcsolatokkal, lekérdezésekkel, stb.), akkor mindez varázslóval, ahol csak kérdésekre kell majd vá-
laszt adni, már könnyen fog menni. Igazság szerint a varázsló mellőzésének más oka is van, amiről a
kiegészítő információkban lehet többet olvasni.
Megoldás:
Indítsuk el az Access programot a „Start” menü „Minden program” eleméből az „Office programok”,
majd a „Microsoft Access” pontokat választva.
A „Munkaablakban” kattintsunk az „Üres adatbázis” elemre. Ha valamilyen okból nem lenne munkaab-
lakunk, kattintsunk a ikonra. A megjelenő „Új adatbázis” ablakban lépjünk be az „Adatforrások”
mappába, azután pedig a „Fájlnév” mezőbe gépeljük be a „Raktári rendszer” nevet, végül kattintsunk a
„Létrehozás” gombra.
8
Access XP alapokon
Ahol lehet, használjunk varázslót (?)
Az Access használatának egy fontos alapelve, hogy sok helyen varázslók segítik a munkánkat, amelyekkel a legtöbb probléma
automatizáltan oldható meg. Ezért ha nem vagyunk tisztában azzal, hogy miként kezdjünk neki egy feladatnak, az a legjobb straté-
gia, hogy a varázslók segítségével egy, az elvárásokhoz leginkább közelítő megoldást készítünk el. A későbbiek során azután az így
létrehozott elemeket folyamatosan finomítva azokat saját célunkhoz igazítjuk.
Konkrét esetünkben tehát, amikor is egy raktári rendszert akarunk elkészíteni, célszerű lenne a „Leltár” nevű sablont használ-
va az „Adatbázis varázslóval” dolgoznunk. Az így elkészített adatbázis a következő adattáblákat tartalmazná:
Az adattábla neve a táblában lévő mezők (a felsorolás nem mindig teljes körű)
(cid:190) Információk a cégemről TelepítésKód, Cég neve, Postacím, Város, Állam, Irányítószám, Ország/te-
rület, Telefonszám, Faxszám;
(cid:190) Termékek Termékkód, Terméknév, Termékleírás, Kategóriakód, Sorozatszám, Egységár,
Minimumkészlet, Tartalék;
(cid:190) Vétel és eladási információk Tranzakciókód, Tranzakció dátum, Termékkód, Beszerzés megbízás kód,
Tranzakció leírás, Egységár, …;
(cid:190) Beszerzési megbízás információk Beszerzési megbízás kód, Megbízás száma, Beszerzési megbízás leírása, Szál-
lító kód, Alkalmazottkód, …;
(cid:190) Kategóriák Kategóriakód, Kategórianév;
(cid:190) Információ alkalmazottakról Alkalmazottkód, Vezetéknév, Keresztnév, Beosztás, Mellék, Mhelyi telefon;
(cid:190) Szállítási módok Szállításmód-kód, Szállítás módja;
(cid:190) Szállítók Szállítókód, Szállítónév, Ügyintéző, Kapcsolat címe, Postacím, Város, Irányí-
tószám, Állam, …;
A sablonokkal való munkával csak az a baj, korántsem biztos, hogy azok az adatok kerülnek letárolásra, melyekre szükségünk
van. Ez a példa szerinti „Leltár” sablonnál sincs másként. A felesleggel nem lesz gond, mert ami nem kell, az a varázsló egyik
lépésében törölhető, de ami nincs a listában, azt az adatot nem is tudjuk majd letárolni, csak ha módosítjuk az adattábla szerkezetét.
A varázsló egyúttal elkészíti az adatbevitelhez és módosításhoz szükséges összes űrlapot, valamint az esetleg igényelt listák ké-
szítéséhez szükséges jelentéseket. Ezeken kívül egy menürendszerhez hasonló funkciójú, úgynevezett kapcsolótábla is kialakításra
kerül. A varázsló futása közben lehetőség van az egyes táblák mezői közül a nem szükségesek elhagyására, valamint minták válasz-
tásával a beviteli képernyők és a kimeneti listák megjelenésének befolyásolására is.
Igazság szerint azonban egy ilyen automatikusan generált komplett adatbázis valószínűleg elég messze fog esni az általunk
kívánt eredménytől. Nekem az a véleményem, hogy leginkább csak a program egyes elemeinek megismerésére, a trükkök elle-
sésére használható. Ezzel szemben az egyes részfeladatoknál, űrlapok, jelentések készítésénél bátran alkalmazzunk varázslókat.
Nyomtatással kapcsolatos problémák megelőzése
Felhívom a figyelmet arra, hogy ha a Windowsban nincs beállítva alapértelmezett nyomtató, akkor az XP-nél régebbi Access
esetében adatbázis létrehozás közben hibaüzenetet kaphatunk, az automatikus létrehozás pedig megszakad. Ezt egy nyomtató tele-
pítésével kerülhetjük el, amit akkor is megtehetünk, ha nem is rendelkezünk vele.
5. Adattáblák tervezése, létrehozása
Mint azt éppen az imént leszögeztük, adattáblák alatt azokat a táblázatokat értjük, amelyek az adatbá-
zisban a tulajdonképpeni adatokat tárolják. De még mielőtt az adattáblák létrehozásáról részletesebben szót
ejtenénk, az adatbázisok és az adattáblák tervezéséről is kell beszélnünk. Miért? Mert mind az Accessben,
mind bármelyik más adatbázis-kezelő programban csak gondos tervező-előkészítő munka után lehet elkez-
deni dolgozni.
5.1 Adattáblák tervezése
A most következő, a tervezéshez kapcsolódó ismeretek fontosságát sejtésem szerint az olvasók közül
sokan csak akkor fogják felismerni, miután már beletörött a bicskájuk egy feladat megoldásába. Ezt meg-
előzendő ne lapozzuk át, hanem inkább próbáljuk megérteni.
5.1.1 Egyetlen tábla problémai: redundancia, anomália
Nyilvántartások készítésekor elsőként azt kell gondosan áttanulmányozni, hogy az adott feladattal kap-
csolatban milyen adatokra lehet egyáltalán szükségünk.
9
ECDL Adatbázis-kezelés modul

Ha például egy fuvarozó vál- Gépkocsik egyedi és típus adatai
lalat járműveinek nyilvántartása Norma
szerinti Terhelhető-
a feladat, akkor egy olyan adat- Rendszám Típus Lökettérfogat fogyasztás Üzemanyag ség (kg)
bázist kell létrehozni, melyben a (liter)
gépkocsik összes alapadata meg- GKB-121 Opel Corsa 1152 7,2 Benzin 450
KHJ-253 Peugeot Partner 1865 6,6 Gázolaj 600
található. A táblázatot megvizs-
HHB-257 Opel Corsa 1152 7,2 Benzin 450
gálva azonban azt látjuk, hogy HHB-251 Opel Corsa 1152 7,2 Benzin 450
nagyon sok adat többször is is- IGH-754 Opel Astra 1350 7,9 Benzin 300
PSK-125 Peugeot Partner 1865 6,6 Gázolaj 600
métlődik benne.
1. Táblázat: Egy táblázat esetén elkerülhetetlen a redundancia
Redundancia
A többszörös letárolást redundanciának nevezik, amit mindenképpen el kell kerülni. Miért? Azért, mert
a redundáns adatok azon kívül, hogy felesleges helyet foglalnak el, egy további problémát, úgynevezett
módosítási anomáliát is okoznak.
Anomáliák
A redundancia tehát módosítási anomáliát okoz, de még két további anomáliáról is szokás beszélni.
Lássuk tehát az anomáliákat:
módosítási anomália A redundancia miatt az adatok módosítása nehézkes. Példánknál maradva
(cid:190)
tegyük fel, az APEH úgy dönt, hogy az Opel Corsa típusra előírt fogyasztási
norma túlságosan magas. Kevesebből, mondjuk 6,8 literből is ki kell, hogy
jöjjön az autót üzemeltető. Ekkor azonban minden rekordban módosítani kel-
lene ezt az adatot.
törlési anomália Ha egyetlen táblában tárolunk minden adatot – változatlanul eredeti példánk-
(cid:190)
nál maradva – amennyiben mindkét Peugeot Partnert törölnénk, a típusra vo-
natkozó adatok is törlésre kerülnének.
beszúrási anomális Amíg valamely járműtípusból egyetlen darab sincs, addig nem tudjuk a típus
(cid:190)
adatait sem felvenni.
5.1.2 Több tábla és azok kapcsolata elsődleges és idegen kulccsal
Mi a meg-
Egyedi adatok Típus adatok
oldás? Pontosan Norma
Üzem-
az, mint amit a Rendszám Típus Típus Lökettérfogat szerinti Terhelhetőség (kg)
anyag
lusta gépjármű fogyasztás
előadók már 50 GKB-121 Opel Corsa Opel Corsa 1152 7,2 Benzin 450
KHJ-253 Peugeot Partner Opel Astra 1350 7,9 Benzin 300
éve kitaláltak er-
HHB-257 Opel Corsa Peugeot Partner 1865 6,6 Gázolaj 600
re a célra. HHB-251 Opel Corsa
IGH-754 Opel Astra
A járművek
PSK-125 Peugeot Partner
nyilvántartására
2. Táblázat: Ha két táblázatra bontjuk az adatokat, a problémák egy része megoldódik
szánt füzet egyik
oldalára csak a rendszámot és típust, egy másik lapra pedig az egyes típusok paramétereit (lökettérfogat, fo-
gyasztási norma, üzemanyag, terhelhetőség, stb.) kell írni. Így nem kell újra és újra leírni ugyanazokat a
típusadatokat, illetve az esetleges változtatás is könnyebb. A két tábla közötti kapcsolatban a mindkét táblá-
ban szereplő „Típus” mező különleges szerepet tölt be.
Elsődleges kulcs és idegen kulcs
elsődleges kulcs Azt az adatát nevezzük a tábla elsődleges kulcsnak, melynek segítségével minden
(cid:190)
sora azonosítható.
Ilyen szerepe van például a „Típus” mezőnek a „Típus adatok” táblában. Az elsődle-
ges kulcs egy-egy értéke a táblákban mindig egyedi. Tervezéskor aláhúzás szolgál a
jelölésére.
idegen kulcs A kapcsolat érdekében az elsődleges kulcs értékét a másik táblában is tárolni kell. Ez
(cid:190)
az adat ott csak az azonosítás miatt, mint egy idegen adat szerepel, ezért idegen
kulcsnak is nevezik. Az idegen kulcs adott értéke egy-egy táblában többször is elő-
10