18 2BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Pada tahap analisis ...

143 Pages·2016·12.81 MB·Indonesian

2BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Pada tahap analisis sistem terdapat proses mengidentifikasi serta
menganalisis masalah sehingga dapat merencanakan suatu rancangan untuk
menyelesaikan permasalahan yang ada. Tahapan analisis sistem terdiri dari
identifikasi permasalahan, menentukan kebutuhan informasi pengguna, dan
menganalisis kebutuhan sistem.
3.1.1 Identifikasi Permasalahan
Gambaran Umum yang terjadi pada perpustakaan MA Tarbiyatut
Tholabah saat ini kesempatan siswa mengunjungi perpustakaan setiap dua hari
sekali selama 30 menit pada saat istirahat dan masih harus mencari koleksi yang
akan dipinjam pada rak, menyebabkan peminjaman koleksi menjadi ramai pada
saat menjelang akhir istirahat. Berdasarkan kendala di atas, menyebabkan siswa
sering terlambat masuk kelas setelah istirahat, karena antri meminjam buku.
Kendala yang lain petugas perpustakaan tidak memiliki waktu dalam memeriksa
keterlambatan pengembalian peminjaman dan langsung memberikan ijin untuk
meminjam koleksi, hal ini mengakibatkan anggota perpustakaan yang telat
mengembalikan buku tidak diminta untuk mengurus keterlambatan pengembalian
dan langsung diberikan izin untuk meminjam buku. Untuk proses peminjaman
dan pengembalian buku ditunjukkan pada Gambar 3.1 Prosedur Peminjaman
Buku dan Gambar 3.2 Prosedur Pengembalian Buku.
18
19

Permasalahan kedua, setiap hari petugas perpustakaan menyimpan rata-
rata 150 kartu anggota dan 200 kartu buku. Penyimpanan kedua kartu tersebut
membuat petugas perpustakaan kesulitan dalam mengecek keterlambatan
pengembalian buku, sehingga proses pengecekan ini dilakukan setiap tiga bulan
sekali menjelang Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semeter (UAS).
Proses pengecekan tersebut berdampak pada pemberian denda yang besar, karena
pemberian surat peringatan dilakukan setiap tiga bulan sekali menjelang UTS dan
UAS. Ketika anggota perpustakaan sudah terkena denda yang banyak,
mengakibatkan banyak yang memutuskan tidak mengembalikan buku supaya
tidak terkena denda. bila hal ini dibiarkan saja maka akan mengakibatkan
kerugian yang besar bagi perpustakaan MA Tarbiyatut Tholabah.
Permasalahan ketiga, pada saat akreditasi sekolah atau kepala sekolah
meminta laporan persemester, maka petugas perpustakaan harus meluangkan
banyak waktu tambahan untuk merekap ulang laporan-laporan meliputi laporan
peminjaman, pengembalian dan denda keterlambatan peminjaman sesuai dengan
data terbaru. Oleh karena itu, pekerjaan harian petugas perpustakaan menjadi
tertunda dan mengakibatkan banyak buku yang sudah dikembalikan belum
diletakkan oleh petugas perpustakaan ke rak buku semula. Dengan banyaknya
buku yang belum dikembalikan ke rak buku, mengakibatkan siswa kesulitan
dalam mencari dan meminjam buku. Untuk proses pembuatan laporan
ditunjukkan pada Gambar 2.3 Prosedur Pembutan Laporan.
20

Gambar 2.1 Prosedur Peminjaman Buku
21

Gambar 3.1 Prosedur Peminjaman Buku
22

Gambar 2.2 Prosedur Pengembalian Buku
23

Gambar 2.3 Prosedur Pembutan Laporan
Dari gambaran umum di atas diketahui perpustakaan MA tarbiyatut
tholabah memilik beberapa permasalahan seperti :
1. Anggota perpustakaan memiliki waktu yang terbatas dalam melakukan
pencarian koleksi buku
2. Petugas perpustakaan memiliki permasalahan dalam pengecekan
keterlambatan koleksi
3. Petugas perpustakaan memiliki masalah dalam membuat laporan.
Solusi dari permasalahan diatas yaitu dengan pembuatan aplikasi yang bisa:
1. Membantu anggota perpustakaan dalam melakukan pencarian dan pemesanan
koleksi diluar jam istirahat dikarenakan jam berkunjung siswa yang terbatas
dan tidak memungkinkan untuk dilakukan pemberian waktu untuk
mengunjungi perpustakaan.
24

2. Membantu petugas perpustakaan dalam dalam mengetahui keterlambatan
pengembalian koleksi dikarenakan petugas perpustakaan kesulitan untuk
mengecek keterlambatan peminjaman buku.
3. Membantu petugas perpustakaan dalam membuat laporan peminjaman buku,
pengembalian buku, denda keterlambatan pengembalian buku, denda
kehilangan buku.
3.1.2 Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna yang bersangkutan
dengan sistem, maka dapat dibuat kebutuhan pengguna. Analisis kebutuhan
pengguna berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing pengguna
yang berhubungan langsung dengan sistem yang dibuat dapat sesuai dengan apa
yang diminta oleh pengguna yang bersangkutan dengan sistem. Pengguna tersebut
terbagi menjadi role yang berdeda, yaitu :
1. sebagai admin sekaligus memproses konfirmasi pemesanan,pembuatan
laporan, peminjaman dan pengembalian buku (Petugas Perpustakaan)
2. pengguna yang bisa mencari koleksi, dan pemesanan buku (Anggota
Perpustakaan).
Untuk penerapan pada aplikasi dapat dilihat kebutuhan pengguna sebagai berikut:
25

1. Petugas perpustakaan
Tabel 2.1 Kebutuhan Pengguna Petugas perpustakaan
Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Menglola data jenis buku 1. Data jenis buku Informasi data jenis buku
yang dimiliki
perpustakaan
Mengelola data 1. Data klasifikasi Informasi data klasifikasi
klasifikasi DDC DDC data pengelompokan
buku
Mengelola daa buku 1. Data klasifikasi Informasi data buku yang
ddc dimiliki petugas
2. Data buku perpustakaan
Mengelola data detail 1. Data buku Informasi data dari
buku 2. Data detail buku kopian buku
Mengelola data jenis 1. Data jenis anggota Informasi dari jenis
anggota anggota yang dimiliki

oleh petugas
perpustakaan saat ini
Mengelola data anggota 1. Data jenis anggota Informasi data anggota
2. Data anggota yang dimiliki
perpustakaan
Mengelola data semester 1. Data semester Informasi data tgl mulai
dan berakhirnya setiap
semester
Mengelola data rak 1. Data jenis buku Informasi data rak yang
2. Data rak dimiliki oleh
perpustakaan
Mengelola data 1. Data rak Informasi data
menempatkan buku 2. Data klasifikasi penempatan buku pada
DDC setiap rak
3. Data menempatkan
buku
Mengelola data 1. Data pengarang Informasi data
mengarang 2. Data buku mengarang buku oleh
3. Data rak pengarang
Memproses konfirmasi 1. Data pemesanan Informasi data buku apa
pemesanan 2. Data detail saja yang siap untuk di
pemesanan ambil
3. Data buku
4. Data detail buku
5. Data anggota
26

Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Memproses peminjaman 1. Data peminjaman Informasi data
dan pengembalian buku 2. Data detail peminjaman dan
peminjaman pengembalian buku
3. Data buku anggota
4. Data detail buku
5. Data anggota
Laporan peminjaman 1. Data peminjaman Informasi data laporan
2. Data detail peminjaman anggota
peminjaman perpustakaan
3. Data buku
4. Data detail buku
5. Data anggota
Laporan denda 1. Data peminjaman Informasi data laporan
2. Data detail denda anggota
peminjaman perpustakaan
3. Data buku
4. Data detail buku
Data anggota
Laporan keterlambatan 1. Data peminjaman Informasi data
2. Data detail keterlambatan pembalian
peminjaman buku
3. Data buku
4. Data detail buku
Data anggota
Laporan pemesanan 1. Data pemesanan Informasi data
2. Data detail pemesanan buku
pemesanan
3. Data buku
4. Data detail buku
Data anggota
Laporan buku sering 1. Data peminjaman Informasi data buku apa
dipinjam 2. Data detail saja yang sering dipinjam
peminjaman oleh anggota
3. Data buku perpustakaan
4. Data detail buku
Data anggota
27

Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Laporan anggota yang 1. Data peminjaman Informasi siapa saja yang
sering pinjam 2. Data detail paling sering meminjam
peminjaman buku.
3. Data buku
4. Data detail buku
Data anggota
Melakukan login aplikasi 1. Data detail Informasi permintakaan
peminjaman pengembalian buku untuk
2. Data meminjam anggota yang terlambat
3. Data petugas dan mengembalikan buku
perpustakaan dan peminjaman kurang
dari 1 hari

2. Anggota perpustakaan
Tabel 2.2 Kebutuhan Pengguna Anggota Perpustakaan
Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Melakukan login 1. Data detail peminjaman 1. Informasi hasil login.
aplikasi 2. Data meminjam 2. Informasi
3. Data Anggota permintakaan
perpustakaan pengembalian buku
untuk anggota yang
terlambat dan
mengembalikan buku
dan peminjaman
kurang dari 1 hari
Melakukan 1. Data buku Informasi data buku yang
pencarian buku 2. Pengarang dimiliki perpustakaan
3. Data mengarang
4. Data rak
5. Data klasifikasi DDC
6. Data menempatkan buku
Melakukan 1. data buku Informasi data pemesanan
pemesanan buku 2. data pemesanan buku
3. data detail pemesanan
4. data antrian pemesanan