14 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Langkah-langkah ...

55 Pages·2016·1.09 MB·Indonesian

BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem
Langkah-langkah pelaksanaan analisis dan perancangan sistem informasi
penjualan gas pada CV. Berkat Alam Sejahtera ini akan menggunakan metode
System Development Life Cycle (SDLC), karena merupakan metode
pengembangan yang terstruktur dan digunakan oleh sebagian besar perusahaan
saat ini (Turban, 2007). Adapun diagram yang menggambarkan langkah-langkah
tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Sistem Informasi Pengelolaan Aset
Sistem Informasi Penjualan Gas
Komputer dan Peripheral
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Identifikasi Analisis Perancangan Pembuatan Desain Impelementasi Evaluasi
Masalah Sistem Sistem Program Uji Coba

Gambar 3.1 Diagram Pelaksanaan Sistem Informasi Penjualan Gas

3.1.1 Identifikasi Masalah
Dalam pengumpulan data sebagai penyusunan laporan dan penyelesaian
masalah dalam penelitian ini, dilakukan dengan survei dan wawancara pada CV.
Berkat Alam Sejahtera. Kegiatan survei dan wawancara ini dilakukan untuk
memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam membuat sistem informasi
penjualan gas.
Dari hasil pengamatan, permasalahan dalam penjualan gas antara lain,
bagian admin penjualan sangat kesulitan untuk mengetahui jatuh tempo piutang
masing-masing pelanggan, sehingga bagian admin penjualan kesulitan dalam
14
15

penagihan piutang terhadap pelanggan. Dalam Proses pendaftaran pelanggan
baru, masih sering terjadi pendaftaran pelanggan yang sama dan proses pencarian
pelanggan karena banyaknya data pelanggan yang dicatat dalam buku. Bagian
admin penjualan kesulitan dalam memantau stok tabung di gudang sehingga
banyak permintaan yang ditolak oleh bagian admin penjualan.
Penjualan yang dibahas pada penelitian ini adalah penjualan secara tunai
dan kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Berikut ini adalah gambaran proses
bisnis dari hasil identifikasi yang ada, digambarkan dalam document flow berikut
ini.

A. Document Flow Transaksi Penjualan
Pada proses transaksi penjualan dimulai dari pelanggan melakukan
pemesanan, lalu memberikan daftar pesanan ke bagian admin penjualan. Admin
penjualan akan melakukan pengecekan apakah pelanggan baru? Jika pelanggan
baru, admin penjualan akan mencatat data pelanggan dan menyimpan di buku
pelanggan. Jika tidak, maka admin penjualan akan membuat daftar pesanan
pelanggan dan memberikan kepada bagian petugas gudang. Petugas gudang akan
melakukan pengecekan ketersediaan tabung. Jika tabung tidak tersedia maka
pemesanan akan dibatalkan. Bila tersedia, maka petugas gudang akan melakukan
konfirmasi ke admin penjualan bahwa stok tabung tersedia. Admin penjualan
akan membuat faktur penjualan dan membuat laporan penjualan untuk diberikan
kepada owner. Faktur penjualan akan diberikan kepada pelanggan dan petugas
gudang, petugas gudang akan menyiapkan tabung serta membuat surat jalan untuk
pelanggan. Petugas lapangan akan mengirimkan tabung gas kepada pelanggan dan
16

memberikan faktur penjualan dan surat jalan untuk pelanggan. Document Flow
transaksi penjualan CV. Berkat Alam Sejahtera dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Dokumen Flow Transaksi Penjualan
Pelanggan Admin Penjualan Petugas Gudang Petugas Lapangan Owner
3
Start Daftar Pemesanan Daftar Pesanan 2
Pelanggan
Laporan Penjualan
Faktur
Melakukan
Melakukan
Pengecekan
Pemesanan Pelanggan Cek Stok Tabung
5
Daftar Pemesanan
Pelanggan Baru Tabung Tersedia Tidak 4 Surat Jalan
2 Ya Ya
Mencatat Data Konfirmasi
Pelanggan
Faktur
Tidak
5 Pelanggan
1
Surat Jalan
Faktur
Membuat Daftar
Pesanan Pelanggan
Membuat Surat
4 End Jalan
Daftar Pesanan
Pelanggan
SSuurraatt J Jaalalann
5
Konfirmasi
Membuat Faktur
Surat Jalan
1 FaFkatkutru r
2
Mencatat Laporan
Penjualan
LaLpaoproarna nP ePnejnujaulaalnan
3
Phase

Gambar 3.2 Document Flow Penjualan Gas
17

B. Document Flow Pembayaran Tunai
Pada proses pembayaran tunai, pelanggan akan melakukan pembayaran
tabung gas kepada petugas lapangan lalu petugas lapangan akan memberikan
pembayaran tabung gas kepada admin penjualan. Admin penjualan akan membuat
faktur dan memberikan kepada petugas lapangan, petugas lapangan akan
memberikan faktur kepada pelanggan. Document flow transaksi pembayaran tunai
dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Document Flow Pembayaran Tunai
Pelanggan Petugas Lapangan Admin Penjualan
Pembayaran Pembayaran
Start
Tabung Gas Tabung Gas
Melakukan
Pembayaran Validasi
Status Lunas
Pembayaran
Faktur Berstatus
Tabung Gas LFuankatusr
Faktur Faktur
End
e
has
P
Gambar 3.3 Document Flow Transaksi Pembayaran Tunai

C. Document Flow Pembayaran Kredit
Pada proses pembayaran kredit, pelanggan pembayaran kepada petugas
lapangan dan petugas lapangan akan memberikan kepada admin penjualan.
Admin penjualan akan akan mengecek pembayaran, jika pembayaran = faktur
penjualan, maka akan melakukan validasi lunas dan membuat nota pembayaran
untuk pelanggan. Jika tidak, admin penjualan akan melakukan validasi belum
18

lunas dan membuat nota pembayaran untuk pelanggan serta menulis piutang
pelanggan ke buku besar. Document flow transaksi pembayaran kredit dapat
dilihat pada Gambar 3.4.
Document Flow Pembayaran Kredit
Pelanggan Petugas Lapangan Admin Penjualan
Pembayaran Pembayaran
Start
Tabung Gas Tabung Gas
Melakukan Cek
Pembayaran Pembayaran
Pembayaran Pembayaran
Tabung Gas Tabung Gas =
Faktur
Ya
Validasi
Status Lunas
Tidak
Faktur NBoertast atus
PemLubnaaysaran
Nota Nota
Pembayaran Pembayaran
Validasi
Status Belum
Lunas
Nota Nota NNotoat a
Pembayaran Pembayaran PePmembabyaayraarnan
Mencatat Buku
Buku Piutang Besar
End
e
has
P
Gambar 3.4 Document Flow Transaksi Pembayaran Kredit

D. Document Flow Pengembalian Tabung Gas
Pada proses pengembalian tabung, petugas gudang akan mengecek data
penjualan gas, lalu konfirmasi ke pelanggan apakah semua tabung selesai
digunakan. Jika tidak, maka petugas lapangan akan melakukan pengecekan
19

kembali, jika tabung selesai semua, petugas lapangan akan melakukan
pengambilan tabung. Setelah tabung diterima petugas gudang, lalu petugas
gudang akan mencatat kartu peminjaman tabung. Document flow pengembalian
tabung dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Dokumen Flow Pengembalian Tabung Gas
Petugas Gudang Petugas Lapangan Customer
Mengembalik
Start an Tabung
Cek Data
Penjualan
Gas
Konfirmasi ke
Pelanggan Tidak
Semua Tabung
Selesai
Digunakan
Ya
Pengambilan
Tabung
Mencatat M/
K Tabung
Kartu Peminjaman
Tabung
End
e
has
P

Gambar 3.5 Document Flow Pengembalian Tabung Gas
20

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Dengan adanya permasalahan diatas maka dibuatlah perancangan sebuah
aplikasi yang dapat melakukan notifikasi jatuh tempo piutang, laporan inventori
tabung, laporan stok tabung gas yang ada di gudang dan laporan piutang untuk
pelanggan, pada tahap ini digunakan untuk menentukan data apa saja yang
diperlukan aplikasi, siapa saja yang menjadi pengguna aplikasi, bagaimana
aplikasi dapat menyelesaikan permasalahan diatas.
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No Jenis Kebutuhan Kebutuhan
1 Input -Data Pelanggan
-Data Tabung
-Data Jenis Gas
-Data Ukuran Tabung
-Data Harga
-Data Penjualan Gas
-Data Peminjaman Tabung
-Data Pengembalian Tabung
-Data Pembayaran
2 Output -Daftar Tabung Baru
-Daftar Jenis Gas
-Daftar Ukuran Tabung
-Laporan Perubahan Harga Jual
-Laporan Pelanggan Baru
-Laporan Penjualan
21

-Surat Jalan
-Faktur
-Nota Pembayaran
-Info Stok Tabung
-Daftar Jatuh Tempo Piutang
3 Proses -Pengelolaan Tabung Baru
-Pengelolaan Harga Gas
- Pengelolaan Ukuran Tabung
-Pendaftaran Pelanggan Baru
-Penjualan Gas
-Pembayaran Gas
-Peminjaman Tabung
-Pengembalian Tabung
4 Pengguna -Petugas Gudang
-Owner
-Admin Penjualan
5 Hak Akses Petugas Gudang:
-Memasukkan Data Peminjaman Tabung
-Memasukkan Data Pengembalian Tabung
-Melihat Stok Tabung
Owner:
-Membaca Laporan Penjualan
-Membaca Daftar Pelanggan Baru
-Membaca Laporan Perubahan Harga Gas
22

Admin Penjualan:
-Memasukkan Data Jenis Gas
-Memasukkan Data Ukuran Tabung
-Memasukkan Data Harga
-Memasukkan Data Tabung
-Memasukkan Data Pelanggan
-Memasukkan Data Penjualan
-Memasukkan Data Pembayaran

3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang
berkenaan dengan aplikasi yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman
terhadap sistem. Perancangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan system
flow lanjutan dari document flow yang sudah terkomputerisasi secara keseluruhan,
sehingga pengguna mengetahui hak akses apa saja yang didapatkan ketika login
pada sistem ini. Setelah system flow dibuat, perancangan sistem selanjutnya
adalah membuat Data Flow Diagram yang berfungsi untuk menggambarkan
aliran data yang terjadi didalam sistem dimulai dari tingkat yang rendah hingga
tingkat yang tertinggi. Dengan DFD memungkinkan pengembangan sistem untuk
membagi sistem menjadi bagian-bagian yang lebih sederhana. Dilanjutkan dengan
membuat Entity Relationship Diagram terdiri dari Conceptual Data Model dan
Physical Data Model yang memberikan gambaran mengenai struktur logical dari
basis data melalui hubungan atau relasi antar entitas yang satu dengan yang lain.
Proses selanjutnya adalah membuat struktur tabel yang berisi struktur tabel yang
23

telah dibuat pada PDM. Terakhir adalah perancangan antar muka yang nantinya
menjadi konsep untuk diterjemahkan kedalam Visual Studio 2013 sehingga
menjadi form-form yang terintegrasi pada sistem informasi penjualan gas ini.

3.2.1 Blok Diagram
Blok Diagram
Input Proses Output
Data Jenis Gas Pengelolaan Jenis Gas Daftar Jenis Gas
Data Ukuran Pengelolaan Ukuran Daftar Ukuran
Tabung Tabung Tabung
Daftar Tabung
Data Tabung Pengelolaan Tabung Baru
Baru
Laporan
Data Harga Pengeloaan Harga Gas Perubahan
Harga Gas
Data Pendaftaran Pelanggan Laporan
Pelanggan Baru Pelanggan Baru
Faktur 1
Data Penjualan Laporan
Penjualan Gas
Gas Penjualan
Data Reminder Jatuh
Peminjaman Tempo 2
Tabung
Surat Jalan
1
Nota
Pembayaran Gas
Pembayaran
2
Data
Informasi Stok
Pengembalian Pengembalian Tabung
Tabung
Tabung
e
has
P

Gambar 3.6 Blok Diagram