Microsoft® Outlook® 2010 Inside Out

1111 Pages·2010·39.604 MB·English

by  Jim Boyce

Microsoft Outlook 2010
® ®
Inside Out
Jim Boyce
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Acquisitions and Development Editors: Juliana Aldous and Kenyon Brown
Production Editor: Loranah Dimant
Editorial Production: Custom Editorial, Inc.
Technical Reviewers: Vincent Averello
Indexing: Potomac Indexing, LLC
Cover: Karen Montgomery
Compositor: Ron Bilodeau
Illustrator: Robert Romano
978-0-735-62686-7
Contents at a Glance
Part 1: Working with Outlook Chapter 13
Responding to Messages Automatically . . . .345
Chapter 1
What’s New in Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Chapter 14
Securing Your System,
Chapter 2
Messages, and Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355
Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . .17
Chapter 15
Chapter 3
Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . .399
Configuring Outlook Profiles and Accounts . .49
Chapter 16
Chapter 4
Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
Working in and Configuring Outlook . . . . . . .67
Chapter 17
Chapter 5
Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . .423
Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . .115
Part 3: Working with Contacts
Part 2: Email and Other Messaging
Chapter 18
Chapter 6
Creating and Managing Your Contacts . . . . .433
Managing Address Books and Distribution
Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Part 4: Managing Your Time and
Chapter 7 Tasks
Using Internet Mail Accounts . . . . . . . . . . . . .159
Chapter 19
Chapter 8 Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . .475
Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . .181
Chapter 20
Chapter 9 Scheduling Meetings and Resources . . . . . . .515
Beyond Simple Text Messages . . . . . . . . . . . . .217
Chapter 21
Chapter 10 Managing Your Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .537
Finding and Organizing Messages . . . . . . . . .283
Chapter 22
Chapter 11 Tracking Documents and Activities with the
Processing Messages Automatically . . . . . . . .301 Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .567
Chapter 12 Chapter 23
Managing Junk Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .329 Notes and OneNote Integration . . . . . . . . . . .601
iii
iv Contents at a Glance
Part 5: Customizing Outlook Part 7: Collaboration
Chapter 24 Chapter 34
Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .621 Delegating Responsibilities to an Assistant .835
Chapter 25 Chapter 35
Customizing the Outlook Interface . . . . . . . .631 Sharing Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .849
Chapter 26 Chapter 36
Creating Custom Views and Print Styles . . . .653 Integrating Outlook with Other Office Applica-
tions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .869
Chapter 27
Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . .687 Chapter 37
Using Office Communicator and Outlook . . .887
Chapter 28
Automating Common Tasks . . . . . . . . . . . . . . .715 Chapter 38
Collaboration with Outlook and SharePoint .905
Part 6: Managing and Securing
Outlook Part 8: Using Outlook with Exchange
Server
Chapter 29
Managing Outlook Folders and Data . . . . . . .731 Chapter 39
Configuring the Exchange Server Client . . . .943
Chapter 30
Archiving, Backing Up, and Restoring Outlook Chapter 40
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .759 Using Outlook with Exchange Server . . . . . . .957
Chapter 31 Chapter 41
Moving Data in and out of Outlook with Working Offline and Remotely . . . . . . . . . . . .971
Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .775
Part 9: Mobility
Chapter 32
Finding and Organizing Outlook Data . . . . . .787 Chapter 42
Accessing Your Outlook Items Through a Web
Chapter 33
Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .985
Security and Virus Protection . . . . . . . . . . . . .807
Chapter 43
Making Outlook Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . .1001
Table of Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxvii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxix
Part 1: Working with Outlook
Chapter 1: What’s New in Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
A New Look and Feel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Backstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Other Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Conversation Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Calendar Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Quick Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
People Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Exchange Server Improvements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Calendar Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Integrated Email Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
MailTips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Multiple Exchange Server Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Other Improvements for Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Extended Browser Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
SharePoint Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
What’s Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
And More… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
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v
vi Table of Contents
Chapter 2: Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Overview of Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Calendars and Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Contact Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Task Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Tracking with the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Organizing Your Thoughts with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
How Outlook Stores Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Personal Folders— .pst Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Options for Working Offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Understanding Messaging Protocols and Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
SMTP/POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
MAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
S/MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
MHTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
iCalendar, vCalendar, and vCard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Security Provisions in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Protection Against Web Beacons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Attachment and Virus Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Message Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Options for Starting Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Normal Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Safe Mode Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Starting Outlook Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Pinning Outlook to the Start Menu and Taskbar (Windows 7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Changing the Outlook Shortcut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Startup Switches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Choosing a Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Creating Shortcuts to Start New Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Chapter 3: Configuring Outlook Profiles and Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Configuring Accounts and Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Understanding Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Creating Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Setting a Default Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Choosing a Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Configuring Online and Offline Data Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Personal Folders and Offline Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Adding Other Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Removing Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Configuring Offline Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Table of Contents vii
Configuring Cached Exchange Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Changing Your Data Storage Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Setting Send and Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Chapter 4: Working in and Configuring Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Using the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Using Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Using the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Understanding the Outlook Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Working with the Standard Outlook Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Deleted Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Choosing the Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Using Other Outlook Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Using the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Using Multiple Outlook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Using the Folder List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Using the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Using the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Using the InfoBar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Configuring Outlook Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Using Outlook Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Chapter 5: Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Understanding Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Customizing Your Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Assigning Categories to Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Assigning Categories to Existing Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Assigning a Quick Click Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Assigning Categories Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Modifying Categories and Category Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Changing Existing Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Changing Category Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Changing Category Assignments of Multiple Items at One Time . . . . . . . . . . . . . . . 125
Organizing Data with Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Viewing Selected Categories Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Sharing a Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Sharing Categories with a Registry File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Sharing Categories with Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Using Categories Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
viii Table of Contents
Part 2: Email and Other Messaging
Chapter 6: Managing Address Books and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Understanding Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Outlook 2010 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Global Address List (GAL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
LDAP (Internet Directory Services) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Other Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Configuring Address Books and Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Setting the Contacts Display Option for the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Removing Contacts Folders from the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Setting Other Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Creating Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Modifying Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Removing Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Finding People in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Using AutoComplete for Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Deleting or Adding Entries in the Suggested Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Deleting the Entire Contents of the Suggested Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Using Contact Groups (Distribution Lists) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Creating Contact Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Modifying a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Renaming a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Deleting a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Hiding Addresses When Using a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Contact Groups for Multiple Address Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Using Distribution Lists with Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Adding Addresses to the Address Book Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Using the Mobile Address Book (MAB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Chapter 7: Using Internet Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Using Internet POP3 Email Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Configuring General Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Configuring Outgoing Server Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Configuring Connection Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Configuring Advanced Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Using IMAP Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Controlling Where Outlook Stores IMAP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Using Outlook for Hotmail and Windows Live Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Installing and Configuring the Outlook Connector for Hotmail . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Using Outlook with Gmail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Synchronizing Outlook and Google Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Using Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Sending Messages Using a Specific Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Keeping a Copy of Your Mail on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Viewing Full Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Table of Contents ix
Chapter 8: Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Working with Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Opening a Standard Message Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Including Carbon Copies and Blind Carbon Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Copying Someone on All Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Using Templates and Custom Forms for Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Specifying Message Priority and Sensitivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Saving a Message to Send Later . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Setting Sending Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Controlling When Messages Are Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Requesting Delivery and Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Using Message Tracking and Receipts Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Sending a Message for Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Replying to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Forwarding Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Using Other Reply and Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Undeleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Controlling Synchronization and Send/Receive Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Setting Up Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Limiting Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Scheduling Send/Receive Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Configuring Other Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Setting Up Notification of New Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Using Message Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Managing Messages and Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Saving Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
Retaining a Copy of Sent Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Working with Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Saving Messages to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Moving and Copying Messages Between Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Chapter 9: Beyond Simple Text Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Formatting Text in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Formatting Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Options on the Format Text Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Working with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Using Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Inserting a Table in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Working with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Working with Quick Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Using Special Text Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Quick Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Drop Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Date & Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Text Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237