Manual de aprendizaje de contabilidad 100 PDF
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Versión 16 Manual de aprendizaje • 1 • Manual de aprendizaje COMPOSICIÓN DEL PAQUETE Su aplicación está compuesta de una caja que contiene: • el soporte físico CD-ROM donde está grabado el programa, • el manual de usuario, • el manual de referencia en dos volúmenes. PROPIEDAD Y USO Cualquier uso, representación o reproducción íntegra o parcial del programa, realizada sin el consentimiento de SP Grupo Sage es ilícita. Derechos reservados en todos los países. Programa original desarrollado por Sage. Documentación Sage. Todo uso no autorizado dentro del marco de su licencia está prohibido por ley. CONFORMIDAD Y ADVERTENCIAS Las especificaciones dadas este manual constituyen una aproximación lo más cercana posible a las funcionalidades del programa. Para un uso seguro y operativo del programa es necesario leer previamente la documentación del mismo. EVOLUCIÓN Esta documentación corresponde a la versión referenciada. Entre dos versiones, se producen modificaciones y mejoras en el programa que no serán referenciadas en este manual. Dichas modificaciones o mejoras serán recogidas en un suplemento al manual de referencia. MARCAS Línea 100 es una marca registrada propiedad de Sage. Windows es una marca registrada de Microsoft Co. • 2 • Tabla de contenidos NORMAS GENERALES E INSTALACIÓN 7 SAGE CONTABILIDAD 100..........................................................................................................................9 Módulos disponibles..............................................................................................................................9 Toma de contacto.................................................................................................................................9 Convenciones tipográficas.............................................................................................................10 INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA..................................................................................................11 Instalación del programa en el disco duro..............................................................................................11 Instalación del programa con el comando Ejecutar...........................................................................11 Instalación del programa a partir de la utilidad Agregar o quitar programas de Windows.......................19 Ejecución del programa.......................................................................................................................21 Ventana principal del programa.....................................................................................................22 Acceso y ejecución de los procesos................................................................................................24 Salir del programa..............................................................................................................................27 PRIMERA PARTE - EL ARCHIVO CONTABLE 31 APERTURA DE LOS ARCHIVOS.....................................................................................................................35 CREACIÓN DE UNA CUENTA GENERAL...........................................................................................................43 DIARIOS...............................................................................................................................................48 Configuración de un diario...................................................................................................................48 Numeración de asientos................................................................................................................49 SEGUNDA PARTE - INTRODUCCIÓN DE APUNTES 53 INTRODUCCIÓN DE APUNTES.....................................................................................................................55 Ventana de entrada de asientos - Presentación......................................................................................55 Introducción de asientos con registro de IVA..........................................................................................59 Tipo de impuestos........................................................................................................................59 Introducción de un asiento simple........................................................................................................63 Introducción del primer apunte......................................................................................................63 Introducción del apunte de terceros...............................................................................................66 Vencimientos...............................................................................................................................68 CONTABILIZACIÓN DE LOS PAGOS...............................................................................................................73 Introducción en un diario de Tesorería con contrapartida por línea............................................................74 Compensación directa.........................................................................................................................78 Verificación de la compensación.....................................................................................................78 Uso del Conversor........................................................................................................................79 Introducción libre de asientos..............................................................................................................81 TERCERA PARTE - APUNTES ANALÍTICOS 83 APUNTES ANALÍTICOS..............................................................................................................................85 Definición del nuevo plan analítico..................................................................................................86 Generación de cuentas analíticas...................................................................................................90 Definición de modelos de desglose analítico.....................................................................................95 Configuración analítica del diario..........................................................................................................98 Configuración analítica de una cuenta...................................................................................................99 Modo de aplicación del desglose analítico.............................................................................................102 Introducción de asientos con desglose analítico manual..................................................................102 Consulta del desglose analítico de un apunte........................................................................................107 Consulta del registro de IVA...............................................................................................................109 Consultar un asiento.........................................................................................................................110 nnEsquema resumen de configuración de la analítica............................................................................111 CUARTA PARTE - INTRODUCCIÓN DE APUNTES UTILIZANDO UN ASIENTO PATRÓN 113 ASIENTOS PATRONES.............................................................................................................................115 • 3 • Manual de aprendizaje Utilizar un asiento patrón desde un diario............................................................................................116 Descripción de la funcionalidad....................................................................................................116 Modalidades de uso....................................................................................................................118 Utilizar un asiento patrón desde la introducción de asientos...................................................................121 Descripción de la funcionalidad....................................................................................................121 Uso avanzado de asientos patrones..............................................................................................125 Creación de un asiento patrón............................................................................................................129 Configuración de un asiento patrón.....................................................................................................130 Asignación manual del modelo de desglose analítico.......................................................................140 Utilización del asiento patrón.............................................................................................................142 Duplicación del asiento patrón............................................................................................................145 Creación de un asiento patrón a partir de un asiento existente...............................................................161 Definición de asientos repetitivos........................................................................................................169 Generación de asientos repetitivos......................................................................................................172 QUINTA PARTE - ASIENTOS POR LOTES 177 ASIENTOS POR LOTES............................................................................................................................179 Creación del archivo de lotes.............................................................................................................179 Introducción de una factura utilizando un asiento patrón.......................................................................181 Entrada de apuntes en un diario de ventas..........................................................................................185 Entrada de un asiento de tesorería con contrapartida automática...........................................................188 TRANSFERENCIA DE ASIENTOS POR LOTES..................................................................................................190 SEXTA PARTE - LISTADOS PERIÓDICOS Y ANALÍTICOS 193 LISTADO DE DIARIOS.............................................................................................................................195 Listado del borrador de asientos.........................................................................................................195 El calendario.............................................................................................................................195 Vista previa...............................................................................................................................196 Listado del diario de apuntes.............................................................................................................197 LISTADOS PERÍODICOS Y ANALÍTICOS.......................................................................................................200 Gestión de listados de la contabilidad..................................................................................................200 Libro mayor de cuentas.....................................................................................................................201 Balance cuenta de resultado - Situación intermedia.............................................................................205 SÉPTIMA PARTE - BÚSQUEDA DE ASIENTOS 209 BÚSQUEDA DE APUNTES.........................................................................................................................211 Búsqueda de un apunte por medio de la selección avanzada..................................................................216 OCTAVA PARTE - CONSULTA Y COMPENSACIÓN DE UNA CUENTA 219 CONSULTA Y COMPENSACIÓN DE CUENTAS..................................................................................................221 Compensación automática por importes........................................................................................224 Compensación previa manual......................................................................................................227 NOVENA PARTE - COBROS Y PAGOS 231 COBROS Y PAGOS..................................................................................................................................233 DÉCIMA PARTE - RECLAMACIONES Y EXTRACTOS DE CLIENTES 241 RECLAMACIONES Y EXTRACTOS DE CLIENTES...............................................................................................243 Preámbulo.......................................................................................................................................243 Automatizar el envío de cartas y extractos...........................................................................................248 Utilizar cartas en varios idiomas..................................................................................................251 UNDÉCIMA PARTE - PREVENCIÓN DE LA MOROSIDAD 259 PREVENCIÓN DE LA MOROSIDAD...............................................................................................................261 Configuración previa..................................................................................................................261 Utilizar las reclamaciones preventivas...........................................................................................262 DUODÉCIMA PARTE - RECOBRO DE DEUDAS 267 RECOBRO DE DEUDAS.............................................................................................................................269 Requisitos y configuración previa........................................................................................................269 • 4 • Registros de impuestos...............................................................................................................269 Generación automática de asientos de provisión............................................................................270 Generación automática de asientos de gastos por impago y de penalizaciones por demora..................270 Los motivos de litigio..................................................................................................................271 Resoluciones.............................................................................................................................273 Tipos de contactos.....................................................................................................................274 Colaboradores...........................................................................................................................276 Las actuaciones de recobro.........................................................................................................277 Creación de un expediente de recobro.................................................................................................286 Crear un expediente desde la consulta de impagados.....................................................................286 Crear un expediente desde su correspondiente opción de menú.......................................................289 Gestión de un expediente de recobro..................................................................................................297 Generar e imputar gastos y penalizaciones al cliente......................................................................298 Las intervenciones.....................................................................................................................299 La gestión de acciones................................................................................................................307 La gestión de provisiones............................................................................................................309 DÉCIMATERCERA PARTE - LISTADOS DE TERCEROS 313 LISTADOS DE TERCEROS.........................................................................................................................315 Pendientes de cobro/pago.................................................................................................................315 Vencimientos...................................................................................................................................317 LISTADOS DE TERCEROS.........................................................................................................................319 Balance de terceros..........................................................................................................................319 Estadísticas terceros.........................................................................................................................321 DÉCIMACUARTA PARTE - CONCILIACIÓN BANCARIA 323 CONCILIACIÓN BANCARIA.......................................................................................................................325 Conciliación bancaria manual.............................................................................................................326 Conciliar...................................................................................................................................327 Imprimir la conciliación...............................................................................................................330 Cancelar la conciliación o parte de ella..........................................................................................332 Imprimir una conciliación anterior................................................................................................334 CONCILIACIÓN BANCARIA AUTOMÁTICA.....................................................................................................338 Gestión de extractos.........................................................................................................................339 Importación de extractos............................................................................................................339 Introducción manual de un extracto.............................................................................................343 Conciliación bancaria automática........................................................................................................351 DECIMOQUINTA PARTE - GESTIÓN DE DIVISAS 355 DIVISAS.............................................................................................................................................357 Configuración de una nueva divisa......................................................................................................357 Configuración de la pantalla de entrada de apuntes..............................................................................360 Asientos en divisas...........................................................................................................................363 Primer apunte...........................................................................................................................364 Segundo apunte........................................................................................................................364 REGISTRO DEL COBRO............................................................................................................................366 COMPENSACIÓN DE LA CUENTA CLIENTE.....................................................................................................368 DIFERENCIAS DE CAMBIO........................................................................................................................371 Cálculo de la diferencia de cambio......................................................................................................371 REGULARIZACIÓN POR DIFERENCIAS DE CAMBIO..........................................................................................375 DECIMOSEXTA PARTE - LISTADOS DEL IVA 383 LISTADO DE LOS REGISTROS Y RESUMEN DEL IVA........................................................................................385 Declaración anual.............................................................................................................................388 DECIMOSÉPTIMA PARTE - PRESUPUESTOS 389 PRESUPUESTOS....................................................................................................................................391 • 5 • Manual de aprendizaje Creación de una partida presupuestaria...............................................................................................391 Listados presupuestarios...................................................................................................................398 DECIMOOCTAVA PARTE - FUSIÓN 399 FUSIÓN..............................................................................................................................................401 DECIMONOVENA PARTE - OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO 407 FIN DE EJERCICIO.................................................................................................................................409 Apertura de un ejercicio....................................................................................................................410 Cierre del ejercicio............................................................................................................................413 Listados de cierre.............................................................................................................................414 VIGÉSIVA PARTE - EDITOR 417 Insertar un nuevo campo..................................................................................................................421 Ajuste de la posición del campo..........................................................................................................422 Máscaras personalizadas...................................................................................................................423 Modificar un texto............................................................................................................................423 VIGÉSIMAPRIMERA PARTE - MANTENIMIENTO 425 MANTENIMIENTO..................................................................................................................................427 Cierre anómalo de los archivos...........................................................................................................427 • 6 • Normas generales e instalación Normas generales e instalación • 7 • Manual de aprendizaje • 8 • Normas generales e instalación SAGE CONTABILIDAD 100 El programa Contabilidad 100 de Sage está diseñado para funcionar bajo el entorno de Microsoft Windows. Admite las versiones Windows 95, 98, Me, 2000, NT o XP, deberá tenerlo instalado previamente en su disco duro. Se recomienda la utilización de un ratón con dos o tres botones, el programa está diseñado para utilizar los botones derecho e izquierdo, todas las descripciones de los procesos que veremos en este manual se basan en la utilización del ratón. Sin embargo, como todos los programas compatibles con Office 97 o superior de Microsoft®, permiten realizar la mayoría de los procesos con el teclado, citaremos las combinaciones de teclas susceptibles de facilitar la introducción de los datos. La versión del programa de evaluación dispone de un juego de prueba de demostración con todas las funcionalidades de un programa final pero cuya base de datos está limitada a 1024 Kb. Las fechas indicadas en las ilustraciones del manual pueden diferir de las que figuran en el juego de prueba, téngalo en cuenta a la hora de examinar el programa. MÓDULOS DISPONIBLES El programa Sage Contabilidad 100 para Windows está disponible en tres versiones: 100 Base, 100 Pack y 100 Pack Plus. Este manual está basado en la versión 100 Pack Plus, si dispone de otra versión no podrá realizar ciertos procesos que figuran en los ejemplos. TOMA DE CONTACTO Este manual junto con el juego de prueba suministrado por el programa permitirá descubrir la sencillez y la potencia de la Contabilidad 100. Propondremos una serie de ejercicios basedo en el juego de prueba, éste contiene un cierto número de movimientos con los que podrá podrá realizar la mayoría de las operaciones que el usuario encontrará en la práctica real. Descubriremos de forma progresiva las ventajas y las facilidades de uso del programa. Se supone que el usuario ya tiene suficientes conocimientos del entorno Windows a nivel de usuario. • 9 • Manual de aprendizaje CONVENCIONES TIPOGRÁFICAS Se establecen las convenciones tipográficas siguientes: • Los datos que debe introducir al teclado están indicados con caracteres en negrita e itálica. • Las teclas que realizan funciones se indican como: ESC, F4, <Intro> • Cuando deba pulsar una combinación de teclas, se indica de la forma siguiente: <May>+TAB. • Cuando se trate de pulsar varias teclas de forma sucesiva se indica como: <Alt>,F,N. • Validar, significa pulsar la tecla <Intro>, ejecuta un proceso o da por terminada la introducción de datos en un campo. • En el texto, los comandos, nombres de ventanas, las pestañas y procesos se indican en Negrita, por ejemplo: Ventana principal. • Los nombres de los campos de las ventanas se indican en negrita e itálica. • Las selecciones que pueden realizar en las listas se indican en Negrita, por ejemplo: seleccione Todos. • Los menús se indican en Versales, por ejemplo: el menú EDICIÓN. • La tecla ESC se utiliza normalmente para cerrar una ventana sin guardar los cambios equivale al botón • La tecla <Ctrl> es representada en ciertas ventanas del programa con el símbolo ^ y la tecla <May> por ⇑. • Las fechas deben ser introducidas (salvo indicación contraria) en formato numérico DDMMAA sin separadores. Los campos de fecha disponen además de un calendario que permite seleccionar e introducir directamente una fecha. • Los nombres de los archivos (o directorios) se indican en letras mayúsculas, por ejemplo: el archivo JUEGO DE PRUEBACT.MAE. (cid:41) • Las observaciones se indican al margen con el símbolo . Se trata de información anexa al proceso descrito, estas observaciones suelen ser de gran importancia, no las pase por alto. EJEMPLOS Cada vez que hemos estimado necesario para la mejor comprensión del manejo de una función o un proceso, hemos completado la descripción con ejemplos. • 10 •
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