Finanzbuchhaltung und Gemeinkosten-Controlling mit SAP®: Methodische Grundlagen und Fallbeispiele mit SAP R/3® PDF
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Andreas Gadatsch Finanzbuchhaltung und Gemeinkosten-Controlling mitSAP® SAP Bualne. . Workftowe In der LoslatJk von Ulrich Strobel-Vogt Bualne. . ComputJnc mit SAP R/3- hrsg. von Paul Wenzel Betrlebawlrtach.ttllche Anwendunpn mit SAP R/3· hrsg. von Paul Wenzel LoslatJk mit SAP R/3- hrsg. von Paul Wenzel Peraonalwlrtach.tl mit SAP R/3- hrsg. von Paul Wenzel Rechnunpweaen mit SAP R/3- hrsg. von Paul Wenzel Vertrieb und Workftow mit SAP R/3- hrsg. von Paul Wenzel Erfol,. mit SAP Bualn. .. Workftowe von Ulrich Strobel-Vogt QuaUtitaman.,.ment mit SAP R/3- und ARlse von Harald Harings Unternehmenalnformlltlon mit SAP8-EIS von Bernd-Ulrich Kaiser Koatenatellenrechnunc mit SAP R/3- von Franz Klenger und Ellen Falk-Kalms TM SAP R/3-~lde to EDland Intert.cea von Axel AngeLi, Ulrich Streit und Rob! GQnfalonieri Dlapoaltlon..,.r.meter von SAP R/3-Pf18 von Iörg Dittrich, Peter Mertens und Michael Hau Ece KIIpblmarktorientle. ... Konzemrechnun. .....n mit SAP von Andreas H. Schuler und Andreas Pfeifer FInanzbuchhaltune und o.meinkoaten-Controllinc mit SApe von Andreas Gadatsch Andreas Gadatsch Finanzbuchhaltung und Gemeinkosten Controlling mit SAp® Methodische Grundlagen und Fallbeispiele mit SAP R/3® ~ vleweg Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. WINDOWS®, EXCEL ®, NT® sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. ORACLE® ist ein eingetragenes Warenzeichen der ORACLE Corporation. VISIO® ist ein eingetragenes Warenzeichen der VISIO Corporation. ARIS® ist ein eingetragenes Warenzeichen der IDS Scheer AG, Saarbrücken. SAp®, R/2®, R/3®, ABAP/4®, SAP Business Workflow®, SAP-EDI®,SAPoffice®, SAPmail®, mySAP.com®, IDES® sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstr. 16, D-69190 Walldorf. Der Autor bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP Aktiengesellschaft, die genannten Warenzeichen im Rahmen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. 1. Auflage Oktober 2001 Alle Rechte vorbehalten © Friedr. Vieweg & Sohn Verlags gesellschaft mbH, BraunschweigjWiesbaden, 2001 Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSpringer. www.vieweg.de Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfaltigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspei cherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Konzeption und Layout des Umschlags: Ulrike Weigel, www.CorporateDesignGroup.de Gedruckt auf säurefreiem Papier und chlorfrei gebleichtem Papier ISBN 978-3-528-05775-6 ISBN 978-3-663-01258-0 (eBook) DOI 10.1007/978-3-663-01258-0 Vorwort Vorwort Seit Jahren wird die Finanzbuchhaltungssoftware SAP-R/3 der SAP AG häufig in Verbindung mit dem Gemeinkosten Controlling eingesetzt. Dieses Werk schließt die Lücke, die zwi schen den eher strategisch-methodisch und andererseits tech nisch ausgerichteten Büchern entstanden ist, die sich mit der Ein führung und dem Einsatz von SAP-R/3 im Rechnungswesen be schäftigen. Zielsetzung Ziel des Buches ist es, dem Leser die Bedeutung des Einsatzes von moderner Standardanwendungssoftware im Rechnungswe sen aufzuzeigen und ihn anhand von zahlreichen Fallstudien in die Lage zu versetzen, die wesentlichen Funktionen des häufig eingesetzten SAP-R/3-Systems zu nutzen. Inhalt Das erste Kapitel richtet sich daher an den eher fachlich konzeptionell interessierten Leser. Er erhält zunächst einen Über blick über den Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardanwen dungssoftware. Neben Fragen der optimalen Einführungsstrategie wird auch auf das klassische Make-or-Buy-Problem eingegangen, denn nicht für jede Situation ist Standardanwendungssoftware verfügbar oder geeignet. Anschließend wird das SAP-System als eine typische Standardanwendungssoftware vorgestellt. Neben Fragen der Softwarearchitektur, des Werteflusses wird auch die wirtschaftliche Seite des Standardsoftwareeinsatzes behandelt. Die weiteren Kapitel richten sich an den Leser, der konkret mit dem SAP-System arbeiten möchte und einen Einstieg in die Funktionsvielfalt sucht. Nach einer Einführung in die Systembe dienung wird im vierten Kapitel anhand von zahlreichen operati ven Fallstudien die Arbeit mit der SAP-Finanzbuchhaltung vorge stellt. Das fünfte Kapitel geht auf ausgewählte Aspekte des Cont rolling-Moduls ein und stellt die Möglichkeiten des SAP Gemeinkosten-Controlling anhand von weiteren operativen Fall studien vor. Fallstudien für Die umfangreichen Fallstudien sind für das einführende Selbst das Selbststudi studium geeignet. Sie wurden in mehreren Jahren im praktischen um Einsatz am Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Köln vom Autor entwickelt und getestet. Die Fallstudien sind so konzipiert, dass die vorgeschlagene Reihenfolge im Regelfall einzuhalten ist. V Vorwort Der Autor verfügt über 15 Jahre Erfahrung in der IT-gestützten Über den Gestaltung von Geschäftsprozessen. Er hat in mehreren Unter Autor nehmen unterschiedlicher Branchen und Größenordnungen als Berater, Projektleiter und IT-Manager gearbeitet und zahlreiche IT-Projekte durchgeführt. Er war zuletzt Bereichsleiter im zentra len Informationsmanagement der Deutschen Telekom AG in Bonn und dort verantwortlich für das Arbeitsplatzsystem Management und die IT-Sicherheit im Konzern. Ende des Jahres 2000 nahm er einen Ruf auf eine Professur für Betriebswirtschaftliehe Organisation und Datenverarbeitung an den Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Köln an. Seine aktuellen Arbeits- und Forschungsschwerpunkte sind Geschäfts prozess- und Workflow-Management, Wissensmanagement, IT Controlling sowie Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardan wendungssoftware . Ohne Hilfe geht Zunächst einmal gilt der Dank des Autors der Firma SAP AG, es nicht Walldorf für die kostenlose Überlassung der Software und Do kumentation des Systems. Der Dank gilt weiterhin den zahlreichen Studierenden der Fach hochschule Köln, die in den vergangenen Semestern durch zahl reiche Hinweise die Stabilität der Fallbeispiele verbessert haben. Zuletzt danke ich meiner Frau Birgit für die kritische Durchsicht des Manuskriptes. VI Inhaltsüberblick Inhaltsüberblick 1 Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware ............................... l 2 Überblick über das System SAP-R/3 ...................................................... 23 3 Einführung in die Bedienung von SAP-R/3 .......................................... 37 4 Anwendung von SAP-R/3 in der Finanzbuchhaltung. ......................... 51 5 Anwendung von SAP-R/3 im Gemeinkosten-Controlling ................. 181 6 Einführung von SAP-R/3 ...................................................................... 241 Literaturverzeichnis ............................................................................................ 255 Glossar ................................................................................................................. 257 Schlagwortverzeichnis ....................................................................................... 263 VII Inhaltsverzeichnis VIII Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware ............................... l 1.1 Begriff ................................................................................................................ 1 1.2 Markt für Standardsoftware .............................................................................. 4 1.3 Merkmale integrierter Standardsoftware .......................................................... 8 1.4 Individualsoftware versus Standardsoftware ................................................. 10 1.5 Einsatz von Standardsoftware im Mittelstand ................................................ 18 1.6 Übungsaufgaben ............................................................................................. 19 2 Überblick über das System SAP-R/3 ...................................................... 23 2.1 Hersteller (SAP AG) ........................................................................................ 23 2.2 Systembeschreibung SAP-R/3 ......................................................................... 23 2.2.1 Betriebswirtschaftlicher Funktionsumfang ............................................. 23 2.2.2 Einordnung des Rechnungswesens ........................................................ 25 2.2.3 Systemarchitektur .................................................................................... 31 2.2.4 Entwicklungsumgebung und Standards ................................................. 32 2.3 Wertefluss innerhalb des SAP-Systems .......................................................... 33 2.4 Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von SAP-R/3 ................................................ 34 2.5 Kontrollfragen ................................................................................................. 36 3 Einführung in die Bedienung von SAP-R/3 .......................................... 37 3.1 Systemstart, An- und Abmeldung ................................................................... 37 3.2 Benutzeroberfläche ......................................................................................... 39 3.3 Navigation im SAP-R/3-System ....................................................................... 40 3.3.1 Menüstruktur ........................................................................................... 40 IX Inhaltsverzeichnis 3.3.2 Symbole und Funktionstasten ................................................................. 42 3.3.3 Arbeiten mit mehreren Fenstern ............................................................. 44 3.3.4 Hilfefunktionen ........................................................................................ 45 3.3.5 Transaktionscodes ................................................................................... 47 3.3.6 Matchcodes .............................................................................................. 48 3.3.7 Individualisierung der Menüs ................................................................. 49 3.3.8 Kontrollfragen .......................................................................................... 50 4 Anwendung von SAP-R/3 in der Finanzbuchhaltung .......................... 51 4.1 Organisation der Finanzbuchhaltung ............................................................. 51 4.1.1 Organisationselemente ............................................................................ 51 4.1.2 Haupt- und Nebenbuchhaltung .............................................................. 53 4.2 Stammdaten ..................................................................................................... 55 4.2.1 Kontenplan .............................................................................................. 55 4.2.2 Stamm- und Bewegungsdaten ................................................................ 57 4.2.3 Kontengruppe .......................................................................................... 57 4.2.4 Struktur der Personenkonten .................................................................. 58 4.2.5 Struktur der Sachkonten .......................................................................... 59 4.3 Kreditorenstamm ............................................................................................. 60 4.3.1 Integrationsaspekte ................................................................................. 60 4.3.2 Fallbeispiel: Anlegen eines Kreditorenstammsatzes .............................. 62 4.3.4 Verwaltung von Kreditorenstammsätzen ............................................... 68 4.3.5 Fallbeispiel: Ändern Kreditorenstammsatz ............................................. 69 4.3.6 Sperren und Löschvormerkungen setzen ............................................... 73 4.3 Debitorenstamm .............................................................................................. 74 4.3.1 Integrationsaspekte ................................................................................. 74 4.3.2 Fallbeispiel: Anlegen Debitorenstammsatz ............................................ 76 4.4 Sachkonten ...................................................................................................... 84 4.4.1 Überblick ................................................................................................. 84 4.4.2 Fallbeispiel: Anlegen Sachkonto ............................................................. 85 X
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